论文档案管理信息化建设，该文是信息化建设类有关论文写作资料范文跟信息化建设和档案管理和浅谈有关论文写作资料范文.
摘 要：国家的产生是档案产生的社会历史条件之一,也是人民和各种组织从事社会实践活动而产生的多形态的历史记录.每一个机关单位的档案都是互相联系形成的,是一个有机整体.机关在执行各项任务的过程中,每处理一方面的工作,*一起案件、召开一次会议等,都必然产生相关的文件,最后有条理的归存起来.档案来源于一定的基本单位,形成特定的历史活动.“今天”的档案,就是昨天的文件,“今天”的文件将是“明天”的档案.因此,加快档案管理信息化建设的步伐,推动档案管理系统的建设水平,成为了档案管理部门及工作者重要任务.
关键词：档案管理；信息化建设；数字化
中图分类号：G271文献识别码：A文章编号：1001-828X(2017)025-00-01
随着现代信息技术的发展和网络环境的形成,档案信息化就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,档案管理信息化的建设水平已经成为了影响国家信息化发展与建设的重要因素.在档案管理中运用信息化技术,对档案信息进行采集、分析、整理和存储,从而为社会提供服务,是加快档案管理现代化建设的重要方式.档案信息化立足于国际社会信息化环境,在信息用户及其数字化信息需求分析的基础上,管理模式已经从档案文件为主体转变为了以档案信息数据为主体.研究面向用户的数字信息资源组织,数字信息服务业务系统构建、数字信息资源共享、信息资源整合,揭示了基于用户体系的信息服务交互机制,是一个需要经历长期的建设与发展才能实现的过程,在这一过程中,需要不断革新档案管理部门的设备建设水平,促使档案管理部门设备现代化发展,提升其信息化管理水平,从而挖掘出档案信息的重要价值.
一、要建立完善的信息化档案管理人才队伍
档案管理人员建设是实现档案管理信息化成功的根本也是基本保证,我国企业的档案管理工作对档案管理人员的业务水平要求越来越高,这种高要求决定了档案信息化的发展速度和质量.因此,档案管理人员应当对档案管理工作有足够的重视,通过不断学习和培训,来提升自身的工作水平和业务素质.在现代的信息管理时代,文件的登记、立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的,这也就要求档案管理工作人员不仅要能够对档案管理全程进行规范操作,还要熟练掌握电子文件的归档,并且具有一定的互联网安全意识,从而确保档案文件的保密性和安全性.
二、推动档案管理基础业务的发展
(一)电子信息档案的整理工作
在我国最新颁布的《电子文件归档与管理规范》中,明确规定了电子文件就是指在计算机等数字设备中产生,并且以数据的形式存在,能够通过解码等方式进行阅读或处理,并能够在互联网中流通的文件形式.在电子信息档案的整理工作中,最主要的内容就是对电子信息档案进行归类,通过注明保管期限和责任制度,从而确保电子信息档案管理的准确性.由于电子信息档案具有一定的特殊性,因此,在配备系统中,一个重要任务就是使电子信息档案系统能够与企业或机构进行合理的对接,这也就对电子信息档案系统和相关部门在数据格式、数据结构、元数据等方面提出了相应的要求.做好电子文件归档工作最重要的是在单位内部建立电子文件管理规章制度和配备电子文件归档及电子档案管理系统.
(二)电子档案的共享和转移工作
移交与接收的电子档案应当具有真实性、完整性、安全性的特点,尤其是对于一些具有高度机密性的电子档案而言,其转移过程重要严格遵循国家相关规定,提升其安全性.电子档案的移交工作有以下几方面的要求：
首先,电子档案的移交包含其原始数据和目录文件,要将三者整合后一同进行移交.其次,对于一些已经加密的文件而言,要在解密后进行移交,确保对方能够直接使用.再次,电子档案有纸质等载体的,应当在目录文件中记录相关信息,异质载体的移交时间、整理要求按照国家和本市现有的标准和规定进行.
最后,接受电子档案移交的单位,至少要保存电子档案五年以上.
(三)档案数字化工作
档案数字化以用户需求为导向,以优化理论为指导,以档案利用为目的,应用计算机软硬件的强大功能,最大限度地发挥数字化加工设备能力,兼顾保护档案原件的完整和利用,保证数字化档案的真实性和可靠性,更好地发挥档案信息资源的使用和利用.
做好档案数字化工作应坚持几项原则：
1.要坚持以需求为导向的原则.
2.要坚持完整性的原则.
3.要坚持方便利用的原则.
4.要坚持目录优先的原则.
档案数字化是计算机应用等技术对档案数据进行高效管理和利用,档案数据的正确率和完整性直接影响了档案管理数字化工作的效果.因此,要严格进行档案案卷的整理工作,通过建立案卷和文件的目录没来提升档案数据的准确性.档案目录数据库建设是档案信息资源建设的前提,完备的档案目录数据库,是档案完整数据库的必备条件.建立档案文件目录中心,做到各单位档案室档案文件定期进馆、目录实时录入到档案数据库,实现数据库动态管理,基本完成文件级目录库建设.这样就可以为数字化工作奠定比较坚实的基础,同时还要注重档案数据管理的规范和质量.由于信息化的档案数据需要进行长久的保存,并且具有较高的利用价值,因此,档案数据的储存要符合国家规定的标准,严格采用国家标准的数据形式,不得自己设定数据格式.同时,为了提升档案管理数字化的建设水平,首先就要建立完善的数字化档案管理制度,保证档案管理人员能够按照规章制度办事,并且要加强档案信息管理部门的基础设施建设,从而实现对数字化档案数据进行存储、管理,重要数据进行异地异质备份.
三、档案管理信息化建设的职责与权益
档案管理工作是档案管理工作人员完成的.档案管理工作人员的工作态度、工作效率直接影响着档案管理的效果.这就需要明确档案管理工作人员的职责范围和工作职责,在此基础上要保障档案管理工人员的权益,才能够有效保障档案管理工作人员的工作热情,提高档案管理信息化工作的效率.
要规范档案管理信息化建设.档案管理数据共享、档案工作建设的成本降低、减少不必要的浪费.档案数据库信息准确、使用检索方便、可以让检索的效率倍增.加强纸质档案的使用寿命、档案数据库内容完善、全面.档案数据库资源整合、数据库保存信息安全、查找检索便捷.
档案信息化建设是一项庞大的系统工程,需要经历长期的发展逐步完成.在不断开发和利用过程中坚持循序渐进、合理利用的原则,用信息化建设的思想统揽全局,实现档案管理一个历史性的进步,从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展,为促进国民经济和社会的快速,维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务.
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参考文献：
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