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文山会海已成了许多公司效率低下、成本增大的重要原因.如何才能开好高效的会议？
会前：先确定有没有必要开
什么情况需要开会？一般以下7 种情况需要开会来解决.
1、解决问题 ：当主管面临问题时,他希望通过开会来集思广益以取得解决问题的更好效果,此时最好是能邀请部属开会.邀请部属共商问题、解决方案不但可让部属感受到尊重而且也能表现出对协商解决的热情.
2、收集信息 ：召集能够提供信息的人开会是收集信息的一种有效的方法.你可以请求信息提供者用书面的方式将信息传递给你,也可以当面向他们收集信息.如果有必要让其他的人了解这种信息你也可将它复印然后分发出去.
3、协调矛盾：许多部门会议的主要目的是为了检查监督员工对工作任务的执行情况,了解工作进度,同时借助会议来协调解决上下级或者员工之间的矛盾.
4、年度大总结 ：一般年初的开年展望会和年底的表彰总结会很有必要开.这类会议是总结收获、奖励员工使公司上下团结一心朝着一个方向共同努力.起到号召和总结的大会议形式,也十分必要和重要.
5、宣传重大政策：当主管准备将既定的政策传达给部属的时候他可以采取三种途径：第一、书面宣传,第二、面对面个别宣传第三、开会宣传.开会是汲取书面宣传和面对面宣传两种方式的双重优点,既保证了政策的详尽又保证了有效地沟通和相关问题的解决.
6、常规例行会.定期召开例会比如每周例会、每月例会、每季例会等让下属汇报自己的工作情况,可以使管理者及时掌握下属的工作进展、存在的问题以及困难,从而给他们提供相应的支持和帮助.是公司常规的例行会议,一般是各部门小范围展开.
7、重大突发情况及其他.重要的临时性问题.
会前：进行周密部署
会前的部署包括参会的人员,各项细节的周密安排.必要的参会流程要清晰、参会人员、参会主题、参会议程的具体开始时间和结束时间、参会人员的座位号、参会人员的服装标准、参会的会议纪律、参会就餐的场所、参会的乘车规范和车号等等,总之衣食住行与参会相关的都有详细的安排,并且体现到参会手册上.当然如果你的公司有足够强大的后台支持,如果将这些细节变成网络案、APP 查询版那就更方便了.
会中：唠干货不要拖拉
开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点.信息要加以选择,避免过多.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间.
会议的高效与否来源于主持会议的领导,这就要求参会讲话的领导将讲话的主题,提前做好准备,并会前做好演练,把握好时间,比如计划1 个小时结束的,误差不要超过5 分钟,讨论时间也要具体量化,比如讨论时间是20 分钟,那就要控制讨论,大家都不要跑题,每个人的发言时间量化,由主持人把握住节奏和提醒.
会中：PPT 极简主义
有些领导为了讲话更全面,力求面面俱到,结果全是重点而没有重点.有些PPT 甚至找“高手”来做,里面花里胡哨,各类不相干的鸡汤、配图、废话连篇,整得洋洋洒洒几十页,甚至过百页的不在少数.其实最有时效的会议就是讲透一个主题,不要涉及太多,有重点,才有针对性.好的PPT 不要超过10 页,每一页都是极致的实战解决方案,追求简约主义,这样会议才会高效,也会节约时间,同时把PPT不超过10 页变成会议总结的文化,因为一场实质性的会议,主要是解决问题,不是作秀,不是比拼谁的PPT 更漂亮,有价值的PPT 一般不超过5 页.从上到下去执行,锻炼团队的总结提炼和抓重点的能力,追求实战,回归干货,拒绝形式主义.
会议结束后,在会议按照会议方案完成所有议题讨论并取得相应的成果后,主持人宣布会议结束.会议在收尾阶段需要做的工作如下： 1、简单重申或总结一下大家在会上所达成的一致意见； 2、明确接下来的任务,比如具体实施哪些方案,每个行动方案由谁来负责,有什么样的沟通计划、相关时间安排等等；3、如有必要告知下次会议的时间；4、最后对与会者的参加表示感谢.
会后：建立追踪系统
没有标准就没有执行,没有量化就没有跟踪,没有追踪就没有成效.根据会议任务安排,考虑会议上分派给自己的任务的完成方案,做出详细的任务完成计划.这是极为重要的部分,会议的成功与否不仅在于会议的顺利进行,更在于会后对会议上制定的任务能按时、按要求完成.分配到任务的与会者在实现任务目标过程中保持与上级主管的沟通,遇上问题及时反馈,保证任务的顺利完成.
所以,与会者在会后要做的事包括：1、会议总结和会议问题反馈填写会议评价表；2、制定任务完成计划按会议要求实施任务计划；3、任务问题反馈.
会议组织者对会议任务安排进行跟踪检查,保证任务按计划顺利实施,并对任务完成人反馈的问题提供所需资源.会后跟进具体包括：
听取大家对会议的评价.会议结束后记录人员应立即将会议记录整理成会议纪要交相关人员进行审核；会议结束后一个工作日内必须确保会议纪要审核完毕下发；由会议组织部门将下发的会议纪要发放到会议决议需传达的人员手中,重要讨论会的会议纪要必须由主要参会人员共同签字对会议纪要内容进行确认后下发执行.1、 针对问题采取改进措施和时间方案,时间排期；2、如有缺席人员询问缺席的原因,并传递会议精神和纲要；3、跟进会议制定的计划检查监督实施情况做好沟通工作,责任到具体人.
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参考文献：
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