论文公路工程电子档案管理策略，该文是档案管理方面有关自考毕业论文范文和档案管理和公路工程和策略有关自考毕业论文范文.
文/菏泽市公路管理局 侯现哲
【摘 要】近年来,我国公路工程的建设得到了前所未有的大发展,而公路工程的电子文件是公路部门最重要的信息资源,只有妥善地管理和仔细的运用,才能更好地推动公路建设的发展和加强公路建设的管理,从而为国家交通建设作出自己的贡献.
【关键词】公路工程；电子档案管理；策略研究
一、当前公路工程电子档案管理存在的一些问题
（一）电子档案的原始性和真实性存在问题.从当前来看,电子档案几乎完全取代了纸质档案,当然除了极其个别的档案以外.电子档案传输速度快,效果很直观,办公也比较快捷,从某种意义上讲,电子档案的出现和应用是人类档案史的进步,但是电子档案也有很多弊端,其中比较突出的就是原始性和真实性存在着些许问题,电子档案不像纸质档案一样在修改后留有痕迹,电子档案不存在原始记录者和拟稿人的笔迹,如有人对电子档案存有恶意就会使电子档案被修改、篡改甚至删除,且不留任何痕迹,导致了相关的负责人根本就无法在电子档案上找到原始的记录和笔迹,也无法在电子档案上签字,这样电子档案的权威性和真实性将大打折扣.
（二）电子档案内容保密性差.电子档案不同于纸质档案,它借助的载体是网络的终端设备和存储设备.有点计算机常识的人都知道,使用网络中任何一个终端设备,都能简单地将存储于网络中的另外一个设备的文件获取,而且一个文件可以通过不同的形式发送到多个终端设备和存储设备,这对于文件的传送的确比较方便和快键,但是对于保密性的电子档案来讲却是致命性的威胁和打击,尤其是像公路工程这样的特别保密的项目,如不特别小心就会使工程的报价、工程的图纸甚至工程的合同内容透露给其他机构和个人,若让竞争对手获取,将会给企业带来重大威胁和打击.如果把关系国家战略的公路建设透露给外国机构和个人,可能直接危害到国家的政治安全和经济安全.
（三）当前公路电子档案软件管理没有真正地统一.公路工程电子档案管理的安全性和保密性贵在有一个统一的软件,但是目前由于各地区、各单位和各部门的沟通不畅、发展不同、应用范围也不同,因此使用公路电子档案的软件类型也不同,因此各地区、各单位和各部门在电子档案使用和查阅时就不可避免地出现了很多问题,不够方便、不够快捷、不能有效沟通和双方共同使用从而共同开展工作.而且各部门之间在使用档案管理软件的时候容易出现不兼容的状况,导致的后果就是文件的自动拦截,不能正常工作,容易出现不能进行正常的查阅和使用.总之,当前公路档案管理软件由于没有在使用时达到统一,出现了一些不可避免的问题,对于电子档案更广泛的使用和更安全的使用都是不利的.
二、公路工程电子档案管理策略研究
（一）及时杀毒、分散储存.计算机的使用和各种终端设备的使用都要注意一点,就是要及时进行杀毒,何况关系安全和保密的公路工程的电子档案,因此在进行文件的传输和文件的储存时一定要有严格的保密措施,尽量不使用经常带来病毒的U盘.要对电脑定期不定期地进行检查和清理,如果发现系统上出现漏洞、有木马威胁时要及时处理,如果病毒扩大化不仅影响的是计算机的安全,而且影响的是整个电子档案的安全,那样会得不偿失.同时在文件传输的时候如果不是特殊情况,尽量使用邮箱的传输方式,在传输过程中一定要注意记录传输时间和传输的大体内容,有效保证文件传输的安全和稳定.机密文件和重要文件要注意尽可能不用网络在线传输,防止入侵和网络监控.公路工程电子档案管理的储存要注意分散进行储存,因为过于集中的储存是引起安全性和保密性问题的重要缘由之一.对于重要的资料和重要的文件应该做好备份,并且要储存在电脑的硬盘上,这样就能减少病毒和,对于需要存储的内容一定要做好标注,同时要分散储存在另一个U盘中,这样就能防止恶意的篡改和删除,即使篡改和删除了,也能以最快速度发现并采取重要防护措施.
（二）更加规范和科学地使用电子文档.电子档案的使用非常的广,它能够共享资源、节约空间和时间,是信息时代一种新型的档案形式,在推动档案文件管理的信息化以及现代化等方面上展现了它的重要性.当前公路工程电子档案使用缺乏基本的规范化,因此要立足当前公路工程电子档案使用的情况,将电子文档归档的处理和应用规范化和科学化,确保公路工程电子档案的完整性和安全性.因此,要定期对办公室的各种文件进行收集、整理和备份,并且在此基础上进行安全储存,这样就能在一定程度上保证电子文档档案管理的安全.对于一些比较重要的文件,一定要按照文件的性质和级别安装安全性能较高的软件,这种软件从某种意义上讲能有效避免病毒的进入、木马的形成和的入侵,从而有效防止电子档案的流失和损害,也有效地保证了企业的经济安全和名誉安全.一些工程的报价和投标方案是公路工程部门和企业最重要的信息之一,因此必须采取更加严密的手段对汇总档案进行积极有效地处理,首先是不要使用在线传输,要对电脑进行杀毒,可以多次进行,同时一定要做好备份,防止意外流失.总之电子档案的使用要更加地规范化和科学化,只有这样才能保证电子档案的安全和稳定,才能使电子档案发挥更加有效的作用.
（三）引进和培养更加专业的计算机人才.档案的信息化管理是在信息化技术同计算机技术混合形成的一个具有非常先进的方法,现在档案文件的管理是现在世界发展过程中的最重要的服务基础和服务设施,因此档案文件管理的提高是保证现阶段社会稳定有序发展的重要前提条件.档案工作人员们没有办法逃避的关键课程是电子文件档案的安全管理,成为当今时代给予档案工作人员们的一个全新的任务.当前公路工程电子档案经常出现问题就是因为没有更多更好的计算机技术人员把关.因此要引进和培养更多专业的计算机人才,要在现有条件下对员工进行深造,为企业培养高精尖的计算机专业人才,让他们既要掌握熟悉的计算机操作技术,也要有良好的职业道德素养.既要热衷于电子档案的管理工作,也有要严格的保密意识和安全意识.专业的计算机技术人才要会自己设计基本的程序,并能做好相关软件的开放,要会自如地设计图纸和进行安全的储存.要使自己的企业有一定的网络空间,保证企业的安全性和稳定性.企业不但要注意内部培养,更要注意对人才的引进,为公路工程的发展和稳定注入新鲜血液,在引进过程中主要素质和业务的结合,既要注重业务技能,更要注重道德素养.总之,公路工程电子档案的管理需要一大批专业的计算机人才,因此要对全体员工尤其是相关部门员工进行定期培训,同时也要在注意对专业计算机人才的深造和对社会和高校专业计算机人才的引进.
（四）健全电子档案法律法规,制定电子档案规范标准.当前我国在电子档案方面的法律法规并不是很健全,导致了电子文件的安全性和真实性存在很大问题,因此要健全电子档案的安全性与真实性的法律法规.从某种意义上讲,电子档案的每一个环节都存在安全与保密的问题,从电子档案的归档到电子档案的形成、从电子档案的形成到电子档案的处理、从电子档案的处理到电子档案的保管,每一个环节都可以存在篡改和丢失的危险,因此从这个意义上讲,必须建立相关的法律法规、形成相应的管理制度,并且一定要严格落实和严格执法,保证电子文件不被破坏,保证电子档案的真实性和原始性.要制定合理、科学的电子档案规范与标准,要规范每一个环节、规范每一个流程,使得电子档案能够确保安全性和稳定性,能够实现整体、科学和规范的管理模式,要根据当前公路工程电子档案的使用情况,开发一款使用性比较强、应用范围比较广和安全系数比较高的软件,供全国范围所有的相关部门和企业使用,这样就能做到统一,就能有基本的规范和标准.
三、结束语
互联网时代的到来改变了人们的工作方式和学习方式,公路工程电子档案的管理在新形势下也获得了长足的发展,但是也有不小的挑战,因此要及时杀毒、分散储存、更加规范和科学地使用电子文档、引进和培养更加专业的计算机人才、健全电子档案法律法规,制定电子档案规范标准.
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参考文献：
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