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强化会计档案管理 提升高职院校财务管理水平
钱 艳
（扬州职业大学,江苏 扬州 225009）
［摘 要］2016年1月1日,新修订的《会计档案管理办法》正式实施,对各单位进一步规范会计档案管理提供了依据.本文以高职院校为研究对象,首先分析了会计档案对提升高职院校财务管理水平的重要意义,进而分析了高职院校在会计档案管理中存在的问题,在此基础上提出了加强高职院校会计档案管理的对策.
［关键词］高职院校；会计档案；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.003
［中图分类号］G475；G717.24 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）24-000-02
2015年12月11日,财政部、国家档案局公布了修订后的《会计档案管理办法》,该办法自2016年1月1日起全面实施.《会计档案管理办法》中指出,会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料.这些会计资料以会计凭证为依据,形成的会计信息具有综合性、真实性、全面性、系统性和连续性等特点.新修订的《会计档案管理办法》的实施,为加强高职院校会计档案管理提供了明确的依据.在我国经济新常态的背景下,高职院校需要进一步强化会计档案管理,从而进一步提升财务管理的水平.
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会计档案对提升高职院校财务管理水平的意义
1.1 会计档案是高职院校发展历程的真实反映
为了强化学校管理特别是财务管理,学校领导必须借助于高职院校在发展过程中形成的会计档案,了解和掌握学校发展的历程和目前的财务状况.会计档案是高职院校发展历程的真实反映具体表现在以下几个方面.一是通过会计档案能够了解和掌握学校资产状况,包括资产总额、资产的构成、资产形成来源以及资产使用情况.二是通过会计档案能够了解和掌握学校的债权和债务状况,包括债权和债务的总额、构成、形成原因和偿还时间等,特别要关注的是超过规定时间尚未收回的债权和尚未归还的债务.三是通过会计档案能够了解和掌握学校历年的财务收支状况,包括每年财务收入总额及增长速度、财务收入的构成、财务支出的总额及支出的结构等.
1.2 会计档案是高职院校编制财务预算的重要依据
学校财务预算编制是否科学可在一定程度上反映出学校的财务管理水平,而会计档案可以为科学编制财务预算提供真实、正确和可靠的依据.一是通过会计档案可以较为准确地测算和确定财务收入.二是通过会计档案可以为学校编制人员支出和公用支出预算提供直接依据.三是通过会计档案可以为学校科学安排年度项目支出提供决策参考,如设备购置、基本建设、大型维修、物品采购等.
1.3 会计档案是高职院校进行财务监督和财务控制的重要支撑
财务预算为各高职院校进行日常管理提供了依据,但一个好的预算能否得到执行就必须对预算执行的过程进行有效的财务监督和控制.财务监督是依据财务预算所确定的指标对高职院校的业务活动进行的比较、分析、判断和督促,并及时提出合理的建议,它对于规范高职院校的财务活动,落实财务制度的执行、财经纪律的遵守,改善高职院校的财务管理工作,保证财务收支预算的实现具有重要的意义.财务控制则是运用特定的方法和措施,对高职院校财务预算的实施过程和实施结果进行衡量与校正,以确保学校事业发展目标以及为达到此目标所制定的财务预算得以实现.因此,无论是进行财务监督,还是进行财务控制,都要根据财务部门提供的会计档案资料,及时掌握高职院校财务活动的开展情况,及时了解财务预算的执行情况,为学校的内部管理提供正确、完整的原始数据,同时为保护国家财产安全和严肃财经纪律提供有力证据.
1.4 会计档案是高职院校开展绩效评价的重要资料来源
绩效评价是高职院校财务管理的关键环节,也是确保高职院校实现发展目标的根本保证.在进行绩效评价过程中,会计档案是高职院校开展绩效评价的重要资料来源：一是通过会计档案可以准确计算学校各部门和教职员工绩效指标的实际值；二是通过会计档案可以分析学校各部门和教职员工绩效指标的完成情况；三是通过会计档案可以分析学校各部门和教职员工绩效指标与绩效评价标准之间的差距和产生差距的原因；四是会计档案还能为学校各部门和教职员工,进行科学、合理的综合绩效评价和奖惩提供相关依据.
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高职院校会计档案管理现状
2.1 多校合并造成会计档案缺乏完整性
从江苏的实施分析,现有的高职院校有近80%是在2000年以后由若干中职或中职与高职或不同隶属关系的学校合并升格而成,有些高职院校还经历了多次合并.由于在合并过程中原学校隶属关系的改变、学校领导班子的整合、中层部门负责人的调整等,使得在每次合并之后没有能够关注到会计档案的重新整理或适当并账工作,也有的高职院校领导是基于能够了解合并前学校的财务状况的需要.在实际工作中,各高职院校财务部门只是将合并前各校的原会计档案简单地存放在一处,没有根据相关会计制度要求进行整合和调整,仍然按原学校单独存放,导致会计档案缺乏完整性,不能完整地反映出目前学校真实、全面的财务状况和资产负债情况,对加强财务管理极为不利.
2.2 基建财务与事业财务分散造成会计档案缺乏整体性
高职院校在合并过程中,为了不影响学校教学、学生管理和后勤保障等工作的正常开展,再加上学校建设资金来源的多渠道,虽然财政部门已经要求将基建财务与事业财务合并核算,但在财务实践中,许多高职院校没有能够完全按照财务制度的要求及时进行会计核算.有些合并前的学校行政隶属关系不一致,导致对原校区土地、资产的处理也未能及时进行；而债权、债务部分考虑到收回的时效性和偿还的及时性,升格后的学校往往对这一部分会计资料进行了单独清理但未并入总账；对教学仪器、设备、办公家具和办公设备等固定资产也只进行了简单搬运,并未进行并账处理；在校区合并过程中,职能部门因人员紧张等因素也未能跟踪搬运的设备设施,从而造成资产遗失或毁损等现象.由于以上种种原因,目前的高职院校会计档案虽然都在同一地点存放,但缺乏整体性,不便于现任领导了解目前学校的整体资产、负债等情况,给学校的管理带来了很多障碍.
2.3 多次合并后没有及时整理造成会计档案缺乏系统性
现有的高职院校还有一些是由多所学校先后经过多次合并而成,由于合并前的各个学校史各不相同,导致会计档案形成的时间也大相径庭,有许多会计档案远远超出《会计档案管理办法》所规定的法定保管期限.但由于学校合并,历任领导出于各自的经济责任考虑,都未能够及时安排专人对会计档案资料进行整理分析,也没有及时销毁超出保管期限、按照规定可以进行销毁的会计档案,更没有对不能进行销毁的会计档案进行并账处理.经过日积月累,会计档案由于各自分散保管,导致不能系统地反映出高职院校目前的财务状况,不利于现任领导对学校实施科学、高效的管理.
2.4 多校核算制度不统一造成会计档案缺乏规范性
由于合并前的各学校原来的行政隶属关系不同、各自所处的行业也不一样,再加上原有的会计人员素质也参差不齐等,导致合并前各学校遵循的会计核算要求不一致,会计核算的电算化水平各不相同,使用的会计核算软件大多也不一样.在这样的前提之下,合并前各个学校形成的会计档案千差万别,缺乏规范性.会计档案不规范,给高职院校现任领导开展内部管理带来了很多不便,学校内部职能部门如纪检、审计、国资等部门加强监督也困难重重,特别是财务部门在实施财务管理过程中,有时为了查清某一个财务指标、了解某一项债权和债务的形成原因需要花费巨大的精力,导致财务管理效率低下.
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强化会计档案管理,提升高职院校财务管理水平
3.1 统一思想,充分认识会计档案在财务管理中的作用
新修订的《会计档案管理办法》自2016年1月1日已经全面实施,各高职院校领导应该高度重视,统一思想认识.高职院校要充分认识到会计档案不仅仅是对学校过去的真实反映,更重要的是学校未来的财务管理、内部控制、内部审计、纪检监察等项工作都要以会计档案为依据,没有会计档案或者会计档案不完整、不真实,都会给单位管理带来不便.因此,各高职院校应统一思想,充分认识会计档案在财务管理中的作用.首先,学校应组织财务人员系统地进行培训,认真领会新修订的《会计档案管理办法》的精神实质,并在实际工作中严格按照管理办法收集、整理、保存会计档案；其次,学校应组织相关的职能部门负责人学习《会计档案管理办法》,了解会计档案的内容及会计档案归档的要求,协助并配合财务部门规范会计档案的收集和整理；最后,学校领导也要加强学习修订后的《会计档案管理办法》,充分认识到会计档案在学校内部管理特别是在财务管理中的重要性.
3.2 加强领导、制订计划,全面清理学校财产
对于大多数由若干学校合并后升格的高职院校,在进入常态化发展阶段,应该加强会计档案管理.由于会计档案是反映学校历史发展的唯一重要依据,它的形成依赖于学校财产的形成过程,因此,各高职院校应加强对合并后的学校财产的清理工作,切实摸清家底.一是成立由财务或国资部门牵头的领导小组,明确财产清查的任务、目标；二是制订详细的工作计划,明确完成各项任务的时间、责任部门和具体的责任人；三是在财产清查的基础上,形成财产盘存清单,财务部门根据盘存清单调整账面记录,使账实相符.
3.3 严格制度、部门协同,统一销毁过期无用的会计档案
在财产清查的基础上,高职院校要严格按照修订后的《会计档案管理办法》的规定,清理合并前各学校的会计档案,对管理办法中规定需要永久性保存的会计档案、未结清的债权、债务的原始凭证和未完工的工程档案等需要永久保存的之外,其他会计档案则要按照规定进行销毁.在销毁之前必须由会计档案管理机构编制财务档案销毁清册,需要永久保存的要抽出单独装订存放,并作相应记录；然后将销毁清册报分管校领导批准,分管领导及档案部门、财务部门相关人员都要在销毁清册上签字并监督销毁过程,保证会计档案销毁制度的严肃性.在销毁应该销毁的会计档案后,高职院校应结合财产清查结果,对留存的会计档案进行整理归档.
3.4 规范管理,形成完整系统的会计档案
各高职院校对整理留存的会计档案,应根据修订后的《会计档案管理办法》的最新要求进行规范管理,形成完整系统的会计档案.第一,由财务部门安排专人具体负责会计档案的管理工作,加强与学校档案部门的沟通、联系和协调工作.第二,各高职院校应根据财产清查结果和会计档案清理结果,重新编制相关会计凭证,调整账面记录,形成符合学校实际的、真实、完整、规范的会计档案资料.第三,各高职院校应将合并后经过整理归档的全部会计档案资料编制成电子档案,以现代信息技术为载体,设立内部局域网,加强对电子档案的专项管理,满足学校现任领导了解学校整体情况的需要,同时满足学校内部各职能部门开展内部管理的要求,切实提高管理效率.
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结 语
会计档案不仅是高职院校发展历史的综合反映,更是高职院校开展内部管理的法定依据.在经济发展新常态背景下,高职院校应高度重视会计档案管理工作,充分发挥会计档案在内部控制、内部审计、纪检监察等方面的重要作用,进一步提高高职院校的内部管理水平.
主要参考文献
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结论,这是一篇关于高职院校和档案管理和财务管理方面的相关大学硕士和高职院校本科毕业论文以及相关高职院校论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料.
参考文献：
1、 基于财务管理角度对高职院校政府会计制度改革 摘要政府会计改革即将于2019 年1 月1 日起在全国范围内施行,新会计制度构建了“财务会计和预算会计适度分离并相互衔接”的会计核算模式 本文从高职院校财务管理的角度,通过剖析.
2、 新时代高职院校财务管理教学的之举 新时代高职院校财务管理教学的创新之举钟 莉 江西工业职业技术学院摘要企业发展需要什么样的财务管理人才,高职院校就培养什么样的财务管理学生 高职院校财务管理专业教学必须了解新时代社会财务管理的新特点,.
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