论文信息技术下的事业单位档案管理，该文是事业单位有关本科论文开题报告范文跟档案管理和事业单位和信息技术有关专科毕业论文范文.
摘 要：事业单位的档案记录了单位整个发展过程当中的各项数据及资料,反映了事业单位发展的基本状况,是事业单位的重要财富.伴随信息技术的发展,现事业单位工作方式发生了巨大的改变,对于事业单位档案的管理也应有所变化,以适应事业单位当前发展的需求.本文简单阐述了信息技术对于事业单位档案管理的作用,分析了信息技术下事业单位档案管理所存在的问题,并针对问题提出了相应的解决措施.
关键词：信息技术 事业单位 档案管理
引言：伴随我国信息化水平的不断提高,事业单位也正不断进行改革.信息化时代的到来,信息技术的广泛使用,使得现代社会很多管理工作都更加便利、快速.在这种背景下,事业单位的档案管理工作也正发生着一定的改变,传统手工登记档案信息逐步被信息化录入手段所代替,对于档案信息的管理也不仅仅局限于表面数据.因此,信息技术下事业单位档案管理也必然要不断完善.
一、信息技术给事业单位档案管理带来的改变
当前社会已进入信息时代,信息技术的应用也随处可见,如电子资料、电子报表、电子信件等,大大方便了人们的生活和工作[1].在事业单位档案管理当中,工作人员也逐步引入信息技术,不仅提高了档案管理的工作效率,而且也提高了档案管理的工作质量.信息技术给事业单位档案管理带来的改变主要包括以下方面：第一,使得档案管理由私人化转为公共化.以往档案信息主要向用人单位及个人公开,而引入信息技术后,因可共享,档案信息则逐步转化为公共资源.第二,档案载体由纸质转为信息.以往档案信息主要记录在纸张上,而随着时间的推移,纸张会发生变化,致档案信息不完整或是丢失.而引入信息技术后,档案信息可以数据的方式存入硬件设备当中,信息的保存及调取极为方便.第三,管理模式由一般化走向专业化.以往对于档案管理人员的要求较低,基本经简单培训即可胜任.但引入信息技术后,从事档案管理工作的人员就需具备良好的信息管理技术,以适应信息技术的发展,使档案管理更加专业和规范.
二、信息技术下事业单位档案管理所存在的问题
1.未充分认识到信息技术的应用
虽现事业单位的档案管理已广泛应用信息技术,但部分工作人员对于信息技术应用的认识仍不足,致事业单位档案的日常管理工作出现各类问题,如信息未及时备份、信息流失等.部分工作人员对于信息技术存在过度依赖现象,认为日常工作即是输录档案信息,却未重视信息的备份,一旦计算机出现问题,则可能会导致档案信息丢失.另有少部分工作人员会因工作失误而导致信息丢失,如在打印完信息后未存档电子文件,若纸件文件丢失,信息则难以再找回.
2.对于电子档案的管理缺乏规范性
当前,事业单位管理工作当中普遍使用信息技术,包括计算机技术、多媒体技术、电子技术等,各类信息均以电子文档方式保存[2].但多数单位仅是将这些电子文档实施简单归档,致档案管理难以实现自动化办公.部分单位虽有意向实行办公自动化,但却未于档案管理当中引入相应的信息技术,单位参与档案管理的工作人员也较少,致电子文档归档设计存在诸多不足之处,也未充分考虑电子文档的物理归档.当前多数单位对于电子文档的归档仅是于档案管理系统当中输入相关信息,而未利用存储设备保存相应的文档,若硬件或是软件系统发生故障,电子文档极可能丢失,也就失去了档案管理的意义.
3.工作人员专业素质有待提高
现多数事业单位均已建立档案信息管理系统,硬件设施的建设也相对完善.但仍有少数单位的档案管理信息系统建设相对缓慢,部分单位虽有完善的档案管理信息系统,但却仍采取传统的档案管理方式实施管理,档案管理信息系统并未发挥其应有的作用.分析其原因,主要是因事业单位档案管理人员的专业素质偏低,接受过系统信息教育的工作人员较少,缺乏对软件、系统等的了解与操作,在引入信息技术后,也仅仅是利用其进行档案信息的输入或是查找,而未做到“物尽其用”.
三、信息技术下事业单位档案管理的优化措施
1.加强建设档案管理硬件设施,为档案管理打下良好基础
加强建设档案管理的硬件设施,是推动事业单位档案管理信息化发展的重要保障.一方面,要加大对事业单位档案管理硬件设施的投入,包括计算机、数据库、存储设备等,尤其是要选择性能较佳的存储设备,以有效保障档案信息的完整性,避免因硬件故障而导致信息丢失,为档案管理的信息化建设打下良好基础.另一方面,要做好档案的整理及归档工作.事业单位的档案具强连续性,为避免档案发生混乱,就必须做好档案的整理及归档工作,在整理旧档案的同时,还要做好新旧档案的归档,以不断完善档案数据库.此外,还要对档案管理方法进行不断创新,积极了解新的信息技术,并依单位实际情况引入适当的新技术,以逐步更新单位档案管理的方式,在保证纸质档案安全性的同时不断拓宽电子档案的使用范围,充分发挥新技术的作用.
2.建立一体化文档,提高档案管理效率和质量
推动事业单位档案管理信息化建设的关键在于建立一体化文档.现多数事业单位均存在文档分离的情况,致部门工作重复,影响档案管理效率和质量.建立一体化文档,将单位日常文化与档案管理进行统一,对文件管理实施事前控制,可从根本上提高档案管理的质量,以充分发挥档案信息的功能.为此,应选择良好的文档一体化软件,保证文件在开始形成的时候即可容纳档案管理工作,从而有效避免档案信息的丢失[3].此外,还应定期组织人员参与档案一体化管理的研究,以及时发现电子档案应用过程当中可能会出现的问题,并提出切实可行的解决方案.
3.加强档案管理工作人员专业培训,提高档案管理工作人员专业素质
档案管理工作人员是事业单位档案管理的核心,其专业素质的高低直接影响着档案管理的效率及质量.为此,应加强对档案管理工作人员专业知识的培训,依单位档案管理工作人员实际情况,制定具针对性的培训计划,以提高其专业知识水平.如可定期将档案管理工作人员送至专业培训机构进行专业知识教育,或是邀请专业人员进入单位以讲座的方式为档案管理工作人员普及相应知识,包括计算机的操作、档案信息系统的使用、存储设备的使用及保护等.注意合理安排培训课程,重在提高工作人员的实践操作能力,并对培训结果进行考核,将考核结果与工作人员切身利益挂钩,以激发工作人员学习热情.另,可建立档案管理培训交流平台,以供档案管理人员共享专业知识及信息,不断提高档案管理工作人员专业素质的同时还能及时获取最新技术信息.
四、结语
总而言之,档案管理是事业单位各项管理工作中的基础工作,此项工作是否能做好,在一定程度上影响着事业单位的持续运行与向前发展.进入信息时代,事业单位各项管理工作均逐步引入信息技术,不断改善事业单位档案管理工作,既是信息时代的客观要求,同时也是事业单位不断向前发展的必然要求.事业单位相关管理人员应充分利用信息技术,不断提高档案管理的效率及水平.
参考文献
[1]胡文娟.浅析信息技术时代下的事业单位档案管理工作[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2017(06):25-26.
[2]王建春.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].人力资源管理,2017(09):316-317.
[3]刘俊.事业单位档案管理现状及其创新措施分析[J].新闻研究导刊,2016,7(16):382-383.
作者简介
胡晓辉（1969.6-）,男,汉族,大专,河南省职业病防治研究院,助理馆员,研究方向：馆员.
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参考文献：
1、 事业单位档案管理的现状与 【摘要】事业单位是以服务人民群众为根本目标的,承担着社会公共职能,所以事业单位的档案对于社会发展有着重要的价值,鉴于此,研究事业单位的档案管理存在着一定的必要性,本文就事业单位的档案管理现状及对策作出.
2、 提高机关事业单位档案管理的信息化水平 【摘要】近年来,大多数机关事业单位运用电子政务系统来提高自身的办公自动化水平 机关事业单位在工作上对档案管理具有十分重要的地位,但单位人员因工作原因频繁变动,因此需要对机关事业单位加强档案管理信息化的.
3、 行政事业单位档案管理的路径 【摘要】行政事业单位在日常工作中产生和形成大量不同类型的文件档案,要保证行政事业单位工作健康、持续发展,就要对这些档案文件进行妥善保管,以专业化的档案保管形式将其建档、储存 行政事业单位档案管理工作内.
4、 关于事业单位档案管理 文白山市特种设备检验中心靖宇检验所 曹阳【摘要】现在科学技术日益进步,各行各业都要利用科学技术的进步带动事业的发展 现在事业单位在不断改革,为了更好地促进事业单位的发展,在档案管理工作中需要不断创新,.
5、 事业单位档案管理在信息化时代中的路径 【摘要】随着社会经济的迅猛发展,企事业单位的作用越来越重要,已成为我国国民经济的重要组成部分,为我国现代化建设作出了巨大贡献 档案管理作为事业单位的重要内容,应予以重视,充分利用信息技术手段对档案进行.
6、 如何在事业单位档案管理中开展精细化管理 档案的精细化管理不仅是一种管理理念,同时也是管理技术,通过规范化的细化流程操作做到各项工作的数据化和标准化,将档案管理涉及的各项流程按照环节进行精确、高效、持续的协作运行,从而落实档案管理责任,明确岗.