论文供电企业电子档案集中管理模式，本文是企业电子有关毕业论文的格式范文跟管理模式和档案和供电类毕业论文格式范文.
摘 要：目前,我国供电企业电子档案管理存在制度不完善、管理制度落后等一系列问题,影响供电企业整体档案管理质量.本文针对近年来供电企业电子档案管理情况,总结出其中存在的问题,并从电子文件收集、电子文件生成、脱机归档三方面,论述了供电企业电子档案集中管理的具体方式,希望对供电企业档案管理工作起到一定帮助作用.
关键词：供电企业 档案集中管理 脱机归档
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）12-0056-01
前言
客户档案管理是供电企业与用电客户之间的业务往来凭证,同时也是为客户提供优质服务的重要渠道之一.随着电力行业的不断发展,企业之间的竞争日益激烈,为客户提供优质服务,是每个电力企业所追求的发展目标.因此,电力企业在发展过程中,应提高服务质量和管理水平,建立合适的电子档案集中管理模式,为企业发展提供保障.
一、电子档案管理现状
1.企业对电子档案集中管理重要性认识不足
在供电企业发展过程中,往往注重于电力工程建设,忽视档案管理,再加上很多供电企业管理人员认为档案管理对企业发展没有帮助,对档案管理工作不够重视,导致企业档案库存信息管理混乱.这种错误的企业发展观,影响了档案的集中管理进程,让档案信息无法得到及时更新和调整,不利于电子档案集中管理模式的实施.
2.缺乏规范化的管理流程和标准
电子档案集中管理涉及到的部门很多,流程复杂,很多企业在档案管理中并未制定统一标准,造成工作人员对有价值的信息记录不全面,而没有价值的信息却占据着企业大量内存空间,造成了空间的浪费.尤其是在企业大营销体系建设完成之后,对于之前的档案资料,供电企业也没有制定出相应的归档标准,在新旧信息交替过程中,导致很多档案信息流失.另外,企业档案未实现同等性归档,随意性较大,档案整理方式也存在很多不恰当之处,加之供电企业档案管理人员变更频繁,导致材料收集工作脱节严重,影响档案电子化发展[1].
二、电子档案集中管理的具体方式
所谓电子档案,就是将纸质档案通过网络技术加工,最终转变成电子文件的过程.通过这一过程,企业可以对档案进行更好的集中管理.
1.加强对文书档案和科技档案的收集管理
供电企业的相关档案资料需要在各个科室中相互传阅,而在此过程中,涉及到很多文书档案和科技档案.因此,在档案收集管理中,如果不进行针对性的收集管理,很容易造成档案信息的流失,让档案完整性遭到严重破坏.首先,可以对档案信息进行立卷,由于文书档案和科技档案内容相对复杂,在立卷过程中需要保证信息完整性,并对其进行分类保存,这样,有利于后期的使用和传阅.尤其是对于供电企业会议记录、各地区统计报表、学习文件等,更需要做好归档处理.其次,对于一些比较重要的文书文档和科技文档,但目前还在继续使用中,可以对其进行复印使用,并对原件进行归档保存,避免文件出现丢失或损毁,对企业管理造成影响.另外,文书档案和科技档案在编制上应具有较强顺序性,避免出现重复现象.
2.电子文件的生成
供电企业可根据实际业务的数据收集,将电子文件中的相关叙述改变,最终保证电子文件传输的完整性以及对相关资料信息进行确定.首先,运用扫描仪器或高清拍摄仪器等,对工单中印制的字体或者符号进行扫描,随后再经过检验来确立档案外形,最后利用网络字符辨别技术将外形翻译成相对应的计算机文字.在利用图像文本辨别手段进行文本材料辨别过程中,需要将图像文件进行具体的探究和整理,从中获取有价值的信息和文字.例如,在电子文件生成过程中,容易出现信息错误运用和错误识别,相关工作人员在工作过程中,需要保证信息识别的准确率,将识别之后的信息,演变文档案全文内容,从而确保电子档性.其次,在电子文件生成中,还会运用到图像压缩技术.将图像信息中的多余数据进行压缩,帮助数据实现更好的储存和传输.图像压缩技术主要分为有损压缩和无损压缩.如果想要将供电企业营销特征和客户营销价值的共同作用体现出来,那么无损压缩方式具有很强的可行性[2].
3.脱机归档
脱机归档主要是对供电企业中的电子档案进行汇集,并全部下载到能够脱机储存的介质当中,实现与档案管理部门的有效交接.由于时间的集聚,企业档案储存数量不断增加,而电子档案的存储空间毕竟有限,也会增加档案的查阅时间.因此,为了提高档案实用效果,相关档案管理人员利用脱机归档方式,对电子档案进行有效管理.首先,需要进行档案交接处理.电子档案可以通过信息技术实现交接,在此过程中需要保证电子档案资料的完整性,并保证不被病毒侵染.一旦发现不合格的电子档案信息,则应立即回到前一个操作步骤.其次是档案判定,为了保证脱机档案管理质量,需要对档案信息进行全面判定.第一,档案信息的切实性：依靠纸质档案材料,对电子档案进行仔细审核,保证与纸质档案信息同等.第二,确保档案材料的完整性,档案材料的完整性与电子文件存在直接关系,而电子文件的检查需要相关部门的大力配合.第三,保证档案材料就有良好的可阅读性.例如,各个文件通过传递、转移和压缩等过程之后,依然可以对相关文件进行查阅,将文档信息中的切实性和完整性有效表现出来.另外,电子文件的可阅读性变现为信息储存的好坏上,如果文件在读取过程中出现问题,即使具有在高的价值,也无法将其意义有效展现出来.
总结：综上所述,目前供电企业档案管理工作中,依然存在对档案管理工作的不重视、没有有效的监管措施等一系列问题.因此,供电企业在发展过程中,要反思之前在档案管理中存在的问题,利用电子档案集中管理模式,实现对企业发展的有效监管.未来,档案管理在企业发展中的作用将会越来越大,实施电子档案集中管理已成为企业发展的必然趋势,也是企业实现可持续发展的基本保障.
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参考文献：
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