论文档案标准化建设，该文是标准化建设方面有关硕士论文范文与档案和标准化和建设类硕士论文范文.
摘 要：由于传统的档案管理工作中,管理要求不同,执行的标准存在不统一的情况,随着信息化的迅速发展,过去的档案管理无法满足数字化要求,统一档案管理标准是未来的必然趋势,笔者将对档案标准化建设现状进行阐述,对过程中存在的问题加以分析,并提出可行性解决方案,希望可以更好的推进档案标准化建设发展.
关键词：档案管理；标注化建设
引言：档案管理工作在各行各业都发挥着重要的作用,同时,档案管理这一行业也具有较强的专业性和技术性,从事档案管理工作也需要不断学习专业知识,与时俱进.目前,档案标准化建设以及成为档案管理从业者必须加以重视的问题,通过实行档案标准化,为档案管理制定统一标准,有利于同行业工作经验交流,技术共享,方便档案验收、常规监管等工作的执行,并能使企业的人力、财力、物理得以充分利用,提高协调和分配的工作效率.档案标准化建设,是更加科学的档案管理方式,是档案管理工作的重点内容.
一、档案标准化建设的含义
标准的制定,通常是将具有重复性内容的事物进行统一规范的管理,应以科学的方式结合实践中得到的经验为基础,经过主管部门和执行者的认可,各方意见一致,并以符合行业特点的方式进行发布,做为该行业内具有执行效益并能共同遵守的行为标准.所以,档案标准化建设的含义可以从以下几个方面进行理解：第一点,在档案管理工作这一特定领域内,对存在于档案管理中具有重复性、相似性的工作内容,制定统一的工作标准,在以后的工作中,相关管理人员按照标准统一执行；第二点,标准的制定,有利于档案管理工作有章可循,建立起完善的管理秩序,从而提高工作效率,获得更好的经济与社会效益.第三点,它是以综合档案组织建设、工作管理和大量档案管理实践经验为基础,经过有关部门认可予以颁布的可行性方案；第四点,由于档案工作也在随着科技不断进步,同时在工作时间中积累的经验也在不断增加,所以标准也会有一定改变,从而使档案标准更加完善.综上所述,档案标准化是对工作中涉及的具有相似性的工作内容制定的统一标准,是档案管理工作者应当共同遵守的工作方式和准则.
二、档案标准化建设的重要作用
标准化是科学管理的重要组成部分,不建立统一标准,就不能促进行业内交流,无法提高行业水平和工作效率.档案本身就是为了更好的促进技术交流,促进经济发展.对档案进行标准化建设,有利于提高同专业内人员有确定的可交流的“共同语言”,使档案的验收工作、常规的监督检查工作和管理工作有标准可执行,并能保证结果的统一性,从而促进经验的可交流性,更好的研发档案更科学的管理方式.所以,档案标准化建设对整个档案管理行业及部门都具有及其重要的意义.
三、如何实现档案标准化的几点建议
（1）实现档案标准化应先建立制度
保证档案标准化建设的顺利执行,首先要注意的是要有健全的管理体质和完善的规范,确保档案标准化建设工作渠道畅通.同时也要使用专业的,工作能力强并且相对稳定的专职档案管理人员,并将档案管理工作与企业整体工作计划挂钩,对工作进程要有效监管,岗位职责健全,档案工作每个步骤都应按照标准执行,其中,归档资料要符合质量规范并符合记录要求,档案标号应科学严谨,工作者应按时进行检查.档案的收集、整理、保存、统计、调用等事件要有明确记录,并制定信息完整的目录等检索工具,使检查和监管工作更方便.
（2）公文规范对档案标准化的影响
公文本身质量的决定性因素就是公文制发,并直接影响今后档案质量.文书处理和档案工作具有不同工作内容,相对独立,但文书从档案中来,档案最终要回归于文书当中,所以两项工作也是紧密相连的.公文的质量也会影响档案质量,对于能否规范、标准的建设档案标准化起到决定性作用,所以,在制定公文时就应注意工作细节,为后期档案管理打好基础.首先,公文用纸应符合质量要求,纸张大小要统一,内容及日期必须保证准确,另外对字迹也应有标准要求,不仅要保证容易辨认,还应确定字迹是否容易褪色等问题.最后,内容记录格式方法要严格按照要求记录,便于以后标准化建设的执行.
（3）注重立卷归档的规范化是档案标准化的前提
公文的重复性工作较多和立卷工作无序性也直接影响着档案规范化建设,建立规范标准的档案管理工作其主要目的是为了保证档案的可利用性、档案完整性和调取使用的便捷性.立卷归档有序可以更好的实现档案标准化.在立卷归档工作中应注意三项内容：第一,要注意文件归档的及时性,对于已经完成的工作文件应立即归档,未执行完成的档案不可归档,保证档案管理的有序性,避免因管理不严造成档案管理混乱；第二,在立卷归档时应注意区分重点,区分资料及内容,档案级别和作用,分类进行档案管理,进行分类管理可以减少档案管理中的重复性工作,提高归档工作效率,并且方便档案使用；第三,要注意保证卷宗的完整.档案管理工作中,即要在归档时注意文件质量,保证档案安全,还要注意档案流失.要将具有相关性的文件及材料尽量归在一个卷宗内,以保证同一问题及事件的完整.通过规范的真理形式为以后档案实现标准化奠定基础.
（4）档案标准化建设重在全员参与
档案标准化的实现,不能只依靠档案管理人员独立完成,档案标准化建设工作要想更好更快的完成,离不开全员的配合,在发布档案管理规定,制定相应标准之后,需要对标准进行及时宣传,并保证可以有效实施.档案标准化的成功建设,需要稳定的秩序,逐步有序的展开工作.档案标准化建设也是一个长期的过程,通过档案标准化建设,也能有效提高企业的秩序性,有利于企业整体发展.
（5）信息化是档案标准化建设的发展方向
信息化作为档案管理规范化的关键环节,在实现档案工作标准化、自动化上发挥和重要作用,要想实现档案管理信息化,就需要推行电子档案管理方式.现代档案管理,更注重科学的管理方式,所以,相关工作人员必须建立起将科技融入档案管理工作的意识,加强相关技术学习,跟上发展脚步,不断提升个人专业能力.在信息化数字化档案管理方面,通过专业管理软件进行档案管理能将科技的优势发挥出来,其中包含浏览、查询、检索等功能,不但提高了工作效率,大大提高档案查询速度,通过检索功能,还可以将所要查询的批量内容统一调出,所以说,档案信息化建设,就是档案规范化和标准化最好的标准控制方式,通过使用同样的数字化管理模式,将极大的方便档案标准化建设.
结束语：综上所诉,本文主要针对实行档案标准化优势及实现保准化的几点策略进行阐述,实现档案标准化建设不是短时间能够达到的目标,并且,随着科技的不断发展,档案管理工作的标准也会越来越高,所以,需要管理者不断学习和创新,掌握最好的管理模式,才能将档案管理工作越做越好.
参考文献
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