论文电子文件归档与移交体系的建立，该文是有关归档毕业论文怎么写与电子文件归档和移交和体系方面毕业论文怎么写.
文/山东省青岛卫生学校 周骞
【摘 要】运用现代科学技术,将传统的文件形式转换成电子文件形式.在对电子文件进行归档和移交时,需要根据电子文件的性质、规格等因素进行处理.本文针对电子文件的性质以及档案部门的相关要求,对电子文件的归档以及移交体系的建立进行分析.
【关键词】 电子文件；归档与移交；建立体系
运用现代信息技术,不仅提高了政府的工作效率,还能够提升企业的工作质量.但目前许多单位和政府机关没有建立完善的电子文档处理体系以及业务处理流程.为了能够有效地利用电子文件,提高工作效率,需要建立完善的电子文件的归档与移交体系,对电子文件进行合理地管理,来维护文件的真实性和完整性.
一、电子文件归档及移交体系建立的要求
（一）电子文件归档.在进行电子文件的归档及移交管理时,应按照单位的活动要求,确定电子文件的意义,在确保文件的真实性、保密性、完整性时,制定有效的电子文件归档及移交体系,为了保证体系能够得到科学的利用和有效的管理,应对电子文件归档与移交进行全程管理,制定电子文件一体化的管理原则.从而保证电子文件内容的安全性和完整性,保证处理流程的顺畅和准确.
关于电子文件归档管理要求,文件产生单位或者信息采集部门要定期向相关档案部门提交电子文件,按照电子文件管理规定所要求的格式,并且是安全无病毒的电子文件,放在脱机载体上.要保证电子文件的真实性、完整性和安全性.在建立电子文件归档体系时,要鉴定电子文件的真实性、有效性、保密性,要确保电子文件的内容完整.划分电子文件归档的范围,制定保管日期.其中电子文件的归档范围要根据相应的背景信息以及电子文件的内容,按照国家档案归档的规定进行归档.在制定电子文件保管日期时,应参照国家关于纸质文件的归档处理办法制定保管日期.除了鉴定外,档案部门在进行归档、移交工作时,要对电子文件的内容进行基本的检测.查看电子文件是否有损坏,电子文件能否顺利打开,电子文件内容是否完整,电子文件的记录格式是否正确,文件是否感染了病毒等均是检测的范围.
电子文件的归档过程分为两步：首先要实时对电子文件进行逻辑归档,在此之后要完成定期的物理归档.在归档时,要考虑电子文件的技术环境、存储软件的版本、数据格式等信息.在进行电子文件归档过程中,电子文件是通过网络接转到档案部门的,电子文件的存储方式以及格式无需改变.
（二）电子文件移交.对于电子文件移交的管理要求,相关档案管理部门应将已归档的电子文件按照相关的标准进行检验,检验后,将电子文件移交到档案的保管部门保管.在确保互联网环境安全的情况下,可以通过网络将已归档的文件完成移交工作.在建立电子文件移交体系时,要对移交和接收的电子文件进行检验,在生产单位提交电子文件时,生产单位和档案部门都要对电子文件进行检查,在确定合格无误后才可归档.在检查电子文件时,应查看载体是否破损,查看文件中是否含有病毒,要对电子文件的登录信息、软件、相关资料等信息进行查实.企业单位与政府档案部门均要按照有关规定对电子文件进行归档及移交,对其进行逐一验收,将不符合要求的电子文件勒令将其退回发送单位,要其重新制作.在进行电子文件移交时,要根据相关流程*移交手续,在验收合格后,应填写一份电子文件移交的登记表,在保证电子文件无误后签字、盖章.登记后的电子文件,一份交由档案部门管理,一份交由电子文件的形成单位管理.
二、电子文件归档及移交体系的构建
为了构建健全的电子文件归档及移交体系,要从以下几个方面进行考虑,一是从电子文件归档及移交保管方面；二是电子文件的存储环境；三是归档载体要进行防写处理,避免载体的损坏以及电子记录的增减；四是要保持一定温度、湿度进行存储.在通过网络平台进行电子文件的归档及移交时,要保证电子文件及时被档案部门管理,检查电子文件的价值性.在归档、移交电子文件的同时,还要将相关的音频、视频、图像等文件统一交由档案部门管理.档案部门在对电子文件进行存储时,要查看存储环境是否存在病毒或者被盗风险,不要将移动存储设备作为文件的长期存储载体,存储载体首选为只读光盘,其次光盘、磁盘等载体.对于加密的电子文件,在归档时应解密后再保存,在存储时应做好注明标记,方便查找.
三、结束语
电子文件的归档及移交体系的建立,不仅能够在最大程度上提升单位、档案部门所保管文件的安全性,还能够确保电子文件能够有效地存储.有关责任部门要不断地完善该体系,解决运作过程中存在的问题,才能够有效对电子文件进行归档及移交的工作.
【参考文献】
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参考文献：
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