论文设计单位出图版本备份和管理小议，该文是关于版本方面论文范例跟设计单位和管理小议和备份相关论文范例.
摘 要：设计单位每年都有大量的出图任务,从项目的可研阶段、初设阶段、审查阶段,一直到招标阶段和施工阶段,期间每次都要设计出一定量的图纸,更不说中间必不可少的不同阶段图纸改动过程.如何有效的管理这些不同阶段的图纸,是摆在设计从业人员面前的一个现实问题.通过利用信息技术的一些手段,实现科学合理而方便快捷的图纸版本管理,为设计单位出图管理提供参考思路.
关键词：文档；管理；自动化
1图纸管理的意义和重要性
1.1文件存档
设计图纸和设计报告等设计文档,是设计单位从事设计人员智慧、学识和辛勤劳动的体现,是设计单位的宝贵资产.每一个设计单位都会对所拥有的设计文档进行备份,以便对设计成果进行保存,方便以后进行统计.
1.2版本比对和回溯
文档的保存,本身还有方便日后进行比对和回溯的功能.设计工作往往不是线性向前发展的,而是充满了反复,有时甚至需要调回最初的方案,此时就需要从存档里找回原始文档.
2传统图纸管理存在的弊病和困难
2.1需要人工存档,费时费力
为了确保文档保存的有序进行,设计单位会安排专门的人员,负责文档的存档工作.一般而言往往是项目负责人,或者是主要专业的设计人员,在各专业图纸报告统一汇总报送出去的前后进行存档工作.这不仅需要相关人员在百忙中抽出额外时间和精力,由于备份时机往往不固定,还容易忙中出错,缺失部分文档.
2.2需要多打印复印,浪费纸张和空间
传统的纸质图纸和报告等文档,需要在完成设计、校核、审查等一系列签字盖章步骤后,再进行复印操作,部分重要的文档甚至要从开始就制作多份,以供存档.这无形中浪费了纸张,而且容易造成混淆.
2.3需要良好的管理和保存环境,消耗人力物力
为了妥善保管数量庞大的文档,设计单位往往需要专门安排科室、配备人员进行文档保存管理工作.文档保存的场所,需要良好的通风,适宜的温度、湿度等,一般需要配备空调等设施并常年开启.为了管理和检索诸多文档,需要搭配类似于图书馆的文档管理软件系统.这些措施,都在增加设计单位的人力、物力成本.
3采用电子化网络化图纸管理的方法初探
3.1原理和优点
随着信息技术的不断发展,计算机辅助设计、电子化出图已成为设计行业的普遍现象.即使为了兼容业主、审查、施工等上下游单位习惯而最终出纸质图,但行业内部使用电子图已经是不争的事实.在此基础上,可以考虑依照设计单位的实际情况,不同程度的实现文档备份的电子化.例如,在纸质出图后,可以将文档扫描成图片进行存档,同时将各专业的电子文档进行存档备份,以便将来方案回调；有电子签章的单位,也可以直接将签章后的电子文档进行存档,省去了扫描的麻烦.文稿存档实现电子化有诸多优点.
3.1.1便于检索
在计算机上进行文档的搜索相对于纸质文档是非常方便快捷的.它可以依照时间、类别、阶段等条件快速准确的找到备份的文档.
3.1.2方便保存
现代数字存储设备的存储密度相对传统纸质文稿大的惊人,一个博物馆的藏书都可以保存在几块3.5寸机械硬盘内,更不用说一般设计单位的备份文档了.而且数字化文档的复制也非常容易,可以几乎零成本的实现冗余备份,保证文档的安全.结合现代网络技术,可以轻易实现数字文档备份的远程化、集中化,大大降低了设计单位保存文档的成本和难度.
3.1.3实现自动化
数字化文档备份最大的优势就是自动化,这和信息技术的本质密不可分.现代信息技术可以轻松的做到依据不同的备份条件进行全自动备份,例如按设计阶段备份,按资料改动情况备份,按固定时间周期备份,或者是上述条件的结合.这极大的减轻了相关人员的工作量,并能保证极高的可靠性.
3.2既有软件和解决方案简介
数字化文档备份与管理目前是信息技术行业一个方兴未艾的门类,不同的厂家推出了适合不同行业、不同层次需求的解决方案.下面简单介绍一些常见的,使用较多的软件和方案.
3.2.1本地方案
目前使用广泛的微软Windows操作系统,其实就内置这类功能.
正式名称为：文件历史记录功能.其原理是通过事先指定一个存储驱动器,依据事先设定好的备份路径和方式进行备份.
备份的存储驱动器必须是外置存储（如USB存储设备）或者网络存储.
备份的路径可以自行调整,可以指定文件夹或者特定类型文件；备份方式可以指定时间频率,可以限定备份存在的时间和数量.
3.2.2在线方案
1）微软OneDrive和OneDriveforBusiness.为了顺应网络化办公的潮流,微软也推出了在线存储和数据同步的一揽子方案,这就是OneDrive.OneDrive内置于现代的Windows系统,不仅可以存储和备份数字文档,还与同公司的Office办公组件深度结合,为在线多人协同办公提供了平台.
OneDrive工作的基本原理是将计算机上指定的文档存储到云端.在此基础上,通过本地客户端（现代Windows系统已内嵌）实现自动同步和文档历史纪录功能.
不仅如此,依赖网络技术,OneDrive还能实现同步文档的全网络化存储,即本地计算机不保留完整的备份,而是全程打开和编辑OneDrive云端上的文档.另外,用户甚至可以在云端直接浏览和编辑Office格式文档,不依赖本地的Office软件；用户扫描的文档,也可以在云端实现OCR识别.可以说,OneDrive是网络化办公的一种表现形态,数字文档的备份只是其中很小的一部分功能.
而且针对企业办公应用,微软还准备了增强版OneDriveforBusiness,进一步强化了企业内部沟通、协调功能,并绑定Office办公组件销售.
2）坚果云.坚果云是一款轻量型的数据网络备份同步应用.它专注于提供本地、网络云端数据同步功能,并提供有限的多人同步数据功能和数据分享功能.
3）百度企业网盘.百度作为国内网络行业的领头企业,也推出了百度网盘的增强版——百度企业网盘.其功能的深度和广度类似于微软OneDrive,同时利用本土企业以及互联网企业的优势,在界面、操作逻辑上更贴合国内用户.
3.3存在的弊端和需要注意的问题
目前,以上几种常见的方案在提供了便利的同时,也有各自的局限和问题.这些问题有些是原理性的,有些是功能性的,需要我们分别加以了解和变通.
首先,微软的本地备份方案需要外部存储,这就需要设计单位自行协调各设计部门进行备份,或者是配备专用的存储计算机.对于存储数据的权限管理也比较复杂,适宜专门配备人员管理.
其次,云端化的备份方案,极度的依赖网络.这就带来了几个问题：一是网络连接质量,直接影响备份的进度和效率,在网络基础设施不够完善的地区难以实施；二是云端化存储带来了不确定性,不能排除数据遗失和泄露的风险；三是云端化的备份服务,往往实行和存储容量、功能挂钩的按时付费制,这笔持续性投资相比较本地化方案一次性投资而言,对于不少设计单位是个难题.
第三,目前的自动化备份方案仍不够智能,无法做到直接识别需要单独备份/保留的重点阶段文档,比如设计阶段/招标阶段等,需要单独备份并且不受备份数量上限的限制.此类情况仍需要人工干预,增加了出现问题的几率.
3.4理想的数字化文档备份方案展望
针对现有方案的不足,可以想定,一个真正理想的数字化文档备份方案应该满足以下几点：
1）数据存储私有化,即不依赖于云端互联网,而是基于设计单位内部网络继续数据传输.数据存储的驱动器存放于设计单位内,大幅减少了数据丢失和泄露的风险.
2）备份操作高度自动化和智能化,即专门为设计行业优化,自动将文档分类为不同阶段、不同专业和不同类型的部分,同时智能识别关键阶段类型文档的改动,进行专门备份.
3）备份文档的管理实现协同化,设计单位管理人员拥有最高权限,同时指定各阶段各方面人员拥有适当的文档访问权限,依托文档备份平台部分实现办公协同化.
实际上这样理想的数字化备份方案,对于有条件的设计单位是可以通过专项招标、的路线实现的.而对于广大普通的设计单位,就需要根据自身条件和需求,合理的选择上述已有方案,以实现出图版本备份和管理效率的最大化.
参考文献
[1]陈实.设计院项目图纸管理信息系统分析与设计[D].云南大学,2013.
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