论文构建预算定额标准体系优化物流线路运行成本以泉州烟草物流预算定额标准体系为例，该文是预算相关论文如何写与预算定额和烟草和物流方面论文如何写.
摘 要：税利增长是烟草行业的核心指标,烟草物流企业作为行业利润中心之一,在行业当前面临“增长速度回落、工商库存增加、结构空间变窄、需求拐点逼近”四大难题的情况下,向管理要效益、用管理促转型,进一步发挥成本费用下降对税利增长的拉动作用显得格外重要.直送线路运行成本在物流成本中占据了很大的比例,受到各类因素影响导致的差异化较大,福建省局对全省物流企业运行成本开展调查,并以泉州烟草物流为例,探索预算定额标准体系的运用.
关键词：定额体系；物流；直送线路；成本
中图分类号：F307文献识别码：A文章编号：1001-828X(2017)034-0-03
一、研究背景
(一)定额管理的必要性
国家局在2013年提出全面推进精益管理工作的总体思路,是应对“四大难题”、行业“三大课题”的重要举措.“预算定额标准”是指为实现经营管理目标,落实各单位、部门或岗位经济责任,由行业或企业统一规定、涉及行业企业重要业务和管理事项的各类量、价、金额和比率标准.实行定额管理能够降低成本、提高效率,对企业经济效益的提升效果显著,是推进精益管理工作最有效的抓手,也是打造烟草商业现代物流服务品牌,提升核心竞争力的有效途径.
福建省下辖9个地市局(公司),每个地市局(公司)下属一家全资烟草物流企业,全部采用独立法人的公司管理模式.本次调查的数据表明,全省共39个中转站、10个对接点,全年终端车配送卷烟171.38万箱,总行驶公里数917.98万公里,服务18.55万户零售客户.物流在册员工1885人,全年卷烟物流费用4.08亿元,单箱卷烟物流费用237.51元,单箱配送费用115.67元.其中泉州烟草物流有限公司是福建省规模最大的卷烟物流中心.
(二)当前定额管理存在的问题
近几年,我们引入定额管理方法并初步形成定额指标框架,经过推广应用取得了一定的成效,但仍存在一些不足,主要体现在：1.定额体系框架中指标分类、指标层级设置不够清晰；2.指标标准定额不够科学,缺乏定量的分析方法、计量模型和指标标准测算说明；3.未深入挖掘未达标项目的原因和提出具体可行的管控措施,且定额管控的绩效配套措施及动态管理机制缺位；4.定额管理与体系建设、精益管理、企业标准化、QC等现代管理方法的结合度不够,未有效形成管理合力.
针对以上现状及存在的不足,我们开展预算定额标准体系研究,设定研究的目标为：以精益理念引领定额管理,建立“分类清晰、标准科学、动态管理的烟草物流费用预算定额标准体系”,力求促进企业降本增效,实现“优质高效低成本”的物流工作目标,提升现代烟草物流的核心竞争力.
二、研究实践
降本增效是预算定额标准体系建设和精益管理的共同价值追求,我们将精益管理作为课题活动的切入点,以价值流的方法,利用精益管理工具,优化企业资源配置,以最低的投入,获得最大的效益,最大限度地满足消费者需求.
(一)数据收集整理,打好研究活动的基础
1.前期数据收集分析
根据前期对全省直送线路的统计数据,包含地区、线路、车型、出车次数、单车最大装载量、年度配送量、行驶公里数、车辆相关费用、装卸费、随车人员工资、特殊配送费等十一个维度.其中车辆相关费用包含车辆折旧费、车辆维修费、车杂费、燃油费、车辆保险费五个子项,特殊配送费包含委托代送费和定点取货费两个子项.
除去外包线路后,全省全年送货的直送线路有效样本量为402条,成本组成中人员工资和车辆相关费用占主要部分,成本占比如表1.
2.夯实定额工作基础.成功实施定额体系的关键,在于指标设置是否有效支撑流程节点价值需求,管理现状掌握是否客观全面,管理机制是否配套完整.在建设预算定额标准体系过程中,综合考虑以下几个方面的因素：一是全面收集关联的物流行业标准、规范性文件要求作为定额指标设置的主要依据,如YC/T303-2009《烟草商业企业卷烟物流统计指标体系》、YC/T397-2011《烟草商业企业卷烟物流定额技术规范》、福建省局(公司)物流三定方案(闽烟人(2013)24号)等；二是全面梳理相关业务流程,深入车间、班组熟悉各流程操作要求、物料使用情况等,并充分听取员工的意见和建议,掌握第一手资料；三是充分吸收近年来的物流创新改善成果,根据OTM系统线路优化成果,调整送货油耗、运输费等相关定额标准；四是客观评价现有的配套管理机制,对体系、对标、精益改善等课题实施环境的支撑情况进行全面分析.
3.分析查找原因.通过对前期数据的分析,可以发现影响送货成本费用的几个主要原因.一是平均装载率不高.全省平均装载率为68.27%,大部分地区装载率在50%至60%左右,存在运力浪费.一方面受安全要求、车辆最大装载量、卷烟需求的季节波动等因素影响,特别是单次配送距离较长的客户,单条线路成本过高；另一方面是二次发车装载率过低,车辆调度能力和线路优化程度有待提高.二是车辆管理水平的不同,导致地区间每公里车辆费差异较大,最高和最低地区的平均每公里车辆费相差一倍.主要是对燃油费、车辆维修费的控制力度不同,部分地区有明确的车辆费用管理制度,相关费用每月上墙公示,内控体系运行良好,并建立了研究车辆费用管控的精益管理课题组；部分地区仅在费用审批上要求相应级别的领导授权,未对费用使用情况进行分析管理.
(二)集中突破重点,推动实践活动有序开展
通过建立“一个体系、一套机制、一个平台”,推动定额管理体系建立和运行.
1.建立一个指标体系.通过精确测算预算定额标准,建立起有效的定额指标体系,解决了标准建立难的问题.
(1)合理划分定额种类：按照行业预算定额标准应用指南的规定,结合业务实际全面梳理定额标准项目,总体上将预算定额标准分为目标管理类指标和成本费用类定额指标两部分,其中成本费用类定额又细分为专用定额标准和通用定额标准.对于专用费用类定额指标,按照指南规定,针对泉州烟草物流,确定了配送环节指标11个.
(2)科学测算定额标准：严格遵循客观性、科学性、可行性、先进性、完整性五项原则,努力做到标准设定既立足于物流公司实际,又具有一定的前瞻性.积极应用统计分析法、概率估工法、指数平滑法、正常成本法、经验总结法等科学的定额标准测算方法确定定额标准,对能制订具体标准的成本费用项目明确具体标准值,对不能制订具体标准的明确合理区间值.如在定额标准基础上,设定一个合理的波动范围,如果定额管理的实际效果处于范围内,说明定额达标,这在一定程度上缓解突发费用的影响,有效避免为达标降低定额标准而导致管理质量下降.
示例1：送货车百公里耗油量--概率估工法
送货车辆行驶路线涵盖了城市街区、集市、农村、山区等,道路状况不尽相同,同时,车型、车况、车龄、行驶里程等影响车辆百公里耗油量的关键因素也各有差异,因此,很难有效确定车辆油耗标准.为解决标准确定难题,我们采取了设定车辆修正系数的灵活应变方式.
根据车辆特点,以使用比例较大的金杯车型百公里耗油量确定为例,我们选取2014年该车型的历史数据(排除异常数据)作为数量样本,以概率估工法进行测算,利用数学模型进行拟合,得出金杯车型的基准值为17.38升/百公里.
再经过运用统计学的方差分析方法数据处理,分析数据波动情况得出：城镇、农村、山区三种行驶路况的修正系数分别为：城镇1、农村山区为0.92；夏季、非夏季的气温修正系数分别为：夏季(5-10月)为1.1、非夏季(1-4月、11-12月)为1.
示例2：卷烟物流费用率—指数平滑法
以卷烟物流费用率定额标准确定为例,首先抽取2012-2016年5年的实际物流费用数据,对二阶指数平滑法的水平预算和趋势预测两个平滑参数各在[0,1]内进行多次赋值,再根据不同赋值分别利用二阶指数平滑法预测2014-2016年的物流费用预测值.
分别将2014-2016年的物流费用预测值与实际值进行波动范围分析[(物流费用总额波动范围等于(实际物流费用值-平滑预测值)/平滑预测值],将波动范围最小对应的参数作为水平预算和趋势预测的平滑参数.
最后根据2012-2016年的实际物流费用代入二阶平滑公式,得到2016年最终物流费用预测值为7000万元.结合市公司卷烟销售业务收入预测值95亿元,得出2017年卷烟物流费用率定额标准为0.74%.
(3)系统诠释指标标准：制订预算定额管理手册(另发),以表格形式对定额指标的项目、计量单位、定额类型、控制类型及强度、具体标准、归口管理部门、对应预算项目等进行描述,使指标更具体、更明确、更具可操作性.同时对各项定额指标的测算方法及依据、计算过程等进行说明,使员工理解指标标准的由来,消除理解上的误区与歧义,提升定额执行成效.
2.完善一套管理机制.在指标体系的基础上,建立起完整的规范管理、绩效考核及动态调整机制,解决预算定额管理工作推行难的问题.
(1)固化预算定额规范：在指标测算的基础上,制定《泉州烟草物流定额管理办法》,对定额标准、管理原则、管理对象、部门分工、职责及考核做出明确规定,特别注重落实归口管理,为推行定额管理提供制度依据.并通过统一管理流程、统一表单设计、统一计算标准、统一数据来源这“四个统一”来促进定额管理的落实执行.为确保统计数据尽可能完整、准确,要求每个归口部门指定专人负责,做好数据的收集和填报.
(2)打造定额改善载体：在定额推行过程中导入精益管理理念,深入应用合理化建议、自主改善、标准作业、QC等精益工具,积极营造全员参与成本管控、人人参与消除浪费的管理氛围,并积极推动改善成果转化为企业标准、SOP指导书,让精益改善成为推进预算定额标准体系建设的主要载体.
(3)加强定额数据分析：一方面,在公司总部设立统计员,定期进行数据收集、整理和分析.关注各部门的定额完成率、差额完成率、超额完成率,并将完成情况作为绩效考评项目和评优评先的重要依据.发现定额完成率较低的部门或人员,及时查清原因,督促改进.另一方面,按季度分析定额管理工作开展情况,为管理决策提供参考.
(4)建立考核及动态调整机制：为发挥预算定额标准的刚性约束作用,同时验证指标的可行性,制订定额考核办法,明确规定考核周期、对象、标准等.由各责任部门选取相关定额指标并纳入绩效合约,直接与责任部门的奖金挂钩.从近几个月的运行情况来看,定额成本指标的考核基本达到预期效果,各项数值基本控制在定额标准之内.
预算定额指标发布后,随着企业内外环境变化、技术进步等情况可能变得不适用,这就需要运用PDCA工具定期检查验证,做到持续改善.物流公司对定额指标定期评审、适时纠偏,初步建立了预算定额指标的动态调整机制.首先是调整周期,企业标准原则上每年3月份动态调整一次,其中国家标准、国家局标准、地方标准、协议标准遇有调整先遵照执行；其次是调整方法,参照定额标准测算的方法,区分不同情况分别采用统计分析法、指数平滑法、概率估工法等科学的工具进行调整.
3.构建一个管理平台.通过强化信息技术支撑,搭建预算定额管理信息化平台,解决效率提高难的问题.
定额标准体系建设覆盖范围广、涉及内容多、工作量大,加强信息化支撑成为必然选择,物流公司立足数字物流建设,在现有《福建烟草商业管理信息系统》的基础上开发功能模块,进行了积极的探索.首先是定额管理模块,采取“自动取数为主,手工录入为辅”的数据采集方式,实现定额指标的自动取数.系统按月份、类别、部门生成指标的达标情况汇总表及趋势图,未达标的指标将自动预警并转责任部门处理.该系统还作为企业的定量指标库,绩效管理中的定量指标均从中抽取生成.其次是“预警”功能模块,该模块围绕定额指标设置预警条件,系统在预警条件被触发时自动预警,并通过短信提醒责任人,若责任人未于规定时间内处理,预警会自动升级并向直接上级发送短信,由上级领导督办处理.
三、研究成效
(一)强化了“两个意识”
1.强化了预算意识.“人人参与预算管理”的预算文化正在形成,各部门对部门预算特别是重大采购项目预算的重视度明显提高,费用预算的事前预测、事中跟进、事后分析得到加强.2016年第三季度物流公司可控费用预算执行率为94.92%,环比第一季度提升1.13个百分点.
2.强化了成本意识.通过强化关键业务环节的管控力度,流程损耗明显降低.2016年1-9月单箱物流可控费用28.85元,比减3.51%；单箱送货可控费用12.12元,比减4.72%.
(二)实现了“两个提升”
1.实现了对标指标的提升.5个物流对标指标有3个同比优化提升,其中单箱物流费用、物流费用占销售收入比重、人均卷烟配送效率、单箱配送费用等4个对标指标排名行业前3名,占指标数的80%；
2.实现了资源效益的提升.“时间就是效益”、“节约的都是利润”等观念逐步深入人心,如OTM线路优化成果进一步均衡送货人员工作量,实现送货资源的优化配置,预计年可节约1.8万公里,节约率1.15%.
(三)促进了“两个融合”
1.促进了财务管理与精益管理的融合.财务管理有了精益工具的载体支撑,工作推进更加顺畅；精益管理多了定额管理这个有效抓手,对于改善点的把握更加精准.
2.促进了财务管理与业务工作的融合.预算定额管理的目标引领作用充分发挥,采购工作计划性进一步提高,投入产出比分析成为常态,并有效推动改善成果闭环转化为质量管理体系规范性文件.物流公司送货车辆油耗管理课题成果成功转化为《降低送货车辆油耗管理办法》.
参考文献：
[1]福建省统计局.福建省统计局关于发布2015年福建省城镇非私营单位就业人员平均工资数据的通告,www.stats-fj.gov.cn/xxgkzl/gkml/gzdt/201605/t20160520_38766.htm.2016-05-19.
[2]程丽.卷烟配送中心的物流成本分析与控制[D].重庆交通大学,2012.
[3]官圣玺.烟草物流中心配送成本优化研究[D].西南交通大学,2014.
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参考文献：
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