论文QC小组活动在企业档案管理中的运用和实践，本文是档案管理相关毕业论文模板范文和档案管理和企业档案管理和QC小组相关毕业论文模板范文.
【摘 要】QC小组活动是企业质量管理活动的一种组织形式,有助于企业改进质量、降低消耗,提高经济效益.将企业QC小组活动与档案管理结合,能够有效解决档案管理中遇到的一些问题,提高档案管理水平.本文通过对QC小组在企业档案管理活动中的运用进行分析,为企业档案管理工作提供参考借鉴.
【关键词】档案；QC小组活动；实践
一、开展档案QC小组活动的步骤与方法
（一）确定选题.QC小组活动的选题应务实,有针对性的目标,以解决企业档案管理中的实际问题为出发点,可以围绕提升档案管理效率,提高管理质量、用户满意度等方面开展选题工作.特别是在日常工作中容易“边缘化”的档案部门,合适的选题不仅能协助企业解决生产经营过程中的一些重点、难点问题,更能够扩大档案工作在企业中的影响,改善领导与员工对档案工作的认识.以笔者为例：中心《提升工程档案归档一次合格率》课题的提出与实行,强化了中心档案业务的指导职能,有效改善了中心工程档案管理的被动局面,帮助作业公司、项目组乃至承包商,共同提高文档管理水平及治理体系,取得了不错的反响.
（二）现状调查与原因分析.选题确立后,应着手进行现状调查及原因分析.在现状调查时,根据选题主要调查能够反映问题的真实情况,切不可流于形式,否则无法找出问题的症结所在.在对调查结果进行整理分析时,注意一定要用数据说话,数据的收集、处理、分析也要做到科学、严谨、客观,以防数据失真对调查结果产生误导.在得出调查结果后,原因分析尤为重要.原因分析务必做到客观、彻底、全面,在原因分析过程中也要运用科学的管理工具,如头脑风暴法、因果图、系统图、鱼刺图等.在分析出原因后,将多种原因,根据关键、少数和次要多数的原理,进行排列,从中找出主要原因并进行逐条验证.
（三）设定目标.目标的设定是QC小组活动的奋斗方向,目标值较低,会导致活动缺乏意义；目标值过高难以实现,又只会徒增活动的挫败感与抵触感.仍以中心《提升工程档案归档一次合格率》课题为例,我们通过现状调查时发现,中心2013—2016年工程档案归档一次合格率虽逐年提高,但仍仅约60%,在分析原因时也涉及了不少历史问题、管理问题及人员问题.活动伊始,曾提出了一次合格率95%的口号,这样口号化的目标不仅不符合实际,也导致了小组成员甚至第三方的抵触情绪,及对活动意义的质疑.因此,目标值的设定不能空洞,必须合理且可量化,是可以经过小组成员一同努力而实现的.
（四）制定对策与按对策实施.在QC小组分析出了问题的主要原因后,应根据每一要因制定相应对策,科学评估其可行性.对策的制定可借鉴对策表这一管理工具,满足5W1H要素：对策（what）、目标（Why）、措施（How）、地点（Where）、时间（When）、负责人（Who）.制定对策后,须严格按对策贯彻落实.在执行过程中要有明确分工,留有记录,关注进度,如若在对策的推进过程中发现新的问题或阻力,应及时进行评估与调整,以确保对策的顺利实施.
（五）检查效果与制定和巩固措施.对策实施后,应检查效果是否达到了预定的目标值.如果没有达到预定目标,就应对对策的执行情况及其可行性进行分析,找出原因,加以改进,如若在几次改进后仍未达到预定目标,就应重新审视目标值的设定是否合理.达到了预定的目标值,说明QC小组活动已经完成.同时,为了巩固活动成果,小组应将活动中一些行之有效的对策与方法沉淀下来,使之规范化、标准化、制度化,并为其他的管理活动或QC活动提供参考与借鉴.中心《提升工程档案归档一次合格率》QC小组活动完成后,进一步完善了《工程档案归档要求》的相关内容,通过修订《工程档案作业指导书》来指导中心员工规范工程档案的管理与检查工作.制作《工程档案移交检查记录表》,组织宣贯并发放给中心员工、作业公司、项目组及承包商学习,明确归档质量的检查要点,以此加强工程档案归档的前段控制,从而保证并不断提高工程档案归档质量.
二、开展档案QC小组活动的问题与建议
（一）档案QC小组活动的开展与实施.QC小组活动具有很强的自主性,是以员工自愿参加为基础的一种管理活动.这种管理活动常见于企业的生产经营,对于有些企业的档案管理部门来说仍比较“新鲜”.有的档案管理人员对于这种管理活动的认识不够深入,不理解开展这类活动的意义,觉得徒增工作量,从而导致活动的开展带有半强制性,缺乏主动参与的热情,也给QC小组活动进程的推进造成了一些困难.此外,由于上述的原因,一些需要小组成员集思广益、头脑风暴、分工实施的步骤和方法变成了由组长一人包办的窘境,偏离了QC小组活动开展的初衷,消减了小组成员群策群力分析问题、解决问题的效果.因此,企业档案管理部门若要开展QC小组活动,首先要做好宣传工作,提高员工意识,使得员工能够理解QC小组活动开展的意义,激发自主参与的热情.其次QC小组活动的主管部门也要加强监督与指导,做好培训工作,使小组成员都能掌握活动开展的程序和方法.再次,笔者认为,由于企业,特别是国有企业中档案管理部门客观存在的一些人事特点,须给予QC小组活动的组长一定的权利,从而引导和约束整个活动的开展.最后,档案管理部门也可将QC小组活动与岗位绩效、职称晋升、创先评优等挂钩,对确实卓有成效,提高企业档案管理水平的课题给予物质或精神上的奖励,使员工劳有所得.
（二）档案QC小组活动的现状调查.在QC小组活动的现状调查步骤中,强调要用数据说话,这就要求企业档案管理部门在日常工作中,要更加注意各类数据的整理、统计与分析,简单的馆藏、归档、借阅统计数据并不能满足QC小组活动主要解决日常工作中某一特定问题的要求,宏观的统计数据需要进一步提炼、加工和处理.因此,企业档案管理部门应在日常工作中,应尽可能地丰富数据统计的类型,比如归档合格率能够使档案部门了解归档现状、研究分析管理制度及前段控制等管理措施的不足之处；档案重复利用率能够使管理者挖掘档案的潜在价值,促进档案的利用与保护；客户满意度能够指导档案部门提高服务水平、服务态度及效率.此外,企业档案管理部门应加强科学、现代化的信息数据收集与分析能力,积极探索互联网、云计算、大数据等现代信息技术在档案管理工作中的机遇,从而提高企业档案管理的信息化、智慧化水平.
（三）档案QC小组活动的原因分析.在QC小组活动的原因分析步骤中,唯有保证客观、彻底、全面的分析,小组才能找出问题的症结所在,制定合适的措施.但在实际操作过程中,原因分析似乎并不那么简单.小组成员在原因分析时,很多原因不轻不痒且并非要因,影响对策的制定.而导致要因的,不少与人的因素有关,小组成员心知肚明,却又碍于情面,避重就轻.把这种现象延伸至有些企业档案管理部门日常工作中,平日里鲜有关于提高档案管理方式方法的思想交流,存在一种得过且过,只要不出问题就好的工作状态.因此,在开展QC小组活动的原因分析时,须尽量做到客观,“红红脸、出出汗”式的原因分析能够有效帮助小组成员找到要因.同时,企业的管理者、决策者以及人力部门,也该认识到企业档案管理工作是支持企业发展壮大的一项“功在当代,利在千秋”的基础工作、重要工作,而非企业的“不良资产”,更不是处理企业人事问题的“幼儿园、敬老院”.想要提高企业档案管理水平,发挥档案信息资源价值,服务企业生产经营,一方面需要整肃档案管理部门中存在的不良工作风气、提高专业水平及质量效率,另一方面也要培养或引进怀有理想抱负、爱岗敬业、高效专业的档案人才,把握人才是第一资源的要义,提升档案业务骨干人员的劳动待遇及工作获得感,为档案管理人员构建发挥才能的舞台.
三、开展档案QC小组活动的效果与意义
在评估档案QC小组活动效果时,小组可以制作一张雷达图,从质量意识、解决问题的能力、团队意识、改进意识等几个维度总结活动经验并进行打分,通过活动开展前后的分数对比,找出进一步提高的方向.
档案QC小组活动,对于档案管理人员来说,是一项引导档案管理人员通过运用科学管理工具,激发思维能力、促进自主学习,提高服务意识,分析解决档案管理中的问题,提升档案管理水平的管理活动.对档案管理部门来说,一次成功的QC小组活动,能够帮助企业提升文档管理工作的治理水平,加强档案管理部门与企业之间的联系,为企业带来直接或间接的经济效益和社会效益.
【参考文献】
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参考文献：
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