论文公共文化事业单位管理绩效的提升方法以佛山市图书馆项目化管理实践为例，该文是项目化管理类有关论文怎么写与管理实践和事业单位和图书馆方面毕业论文格式模板范文.
摘 要 为了更好地适应信息化程度渐高的社会环境,落实公共文化服务的国家战略,佛山市图书馆于2011年启动“项目立馆”战略,以项目化管理为抓手,全面提升内部管理绩效.文章从组织战略管理、人力资源管理、组织过程资产管理、组织文化营造、干系人管理五个方面入手,分析了项目化管理在佛山市图书馆成功运行的原因和具体经验,以期对公共文化事业单位内部管理绩效提升提供借鉴.
关键词 项目管理 公共图书馆 绩效管理 佛山市图书馆
引用本文格式 苟欢迎,谷秀洁,杨玉麟,等. 公共文化事业单位管理绩效的提升方法——以佛山市图书馆项目化管理实践为例[J]. 图书馆论坛,2017（2）：56-61.
Methods on the Inner Management Performance of Public Culture Institutions
——Taking Foshan Library as an Example
GOU Huan-ying,GU Xiu-jie,YANG Yu-lin,HUANG Pei-fang
Abstract To adapt to the information society at high level and implementing the national strategy of public culture service,Foshan Library has started “project-based” strategy to improve its performance. This paper analyzes its causes and succesul experiences in terms of organization strategy,human resources,asset management,organization culture construction and stakeholder management.
Keywords project-based management；public library；performance management；Foshan Library
项目管理(Project Management)是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和技术,实现项目需求的过程与方法.项目化管理是指把项目管理作为一种管理模式来运用,通过将组织中的各项活动,包括生产和各项业务活动的流程进行合理组织或重组,以便能够采用项目管理的方法和技术对其进行管理,实现对组织中的各项活动进行高效的计划、组织、协调和控制,最终高效地成功实现组织的战略目标[1].佛山市图书馆推行的“项目立馆”,就是通过引入项目管理模式,建立起由政府、图书馆、社会三方共同参与图书馆业务发展决策、实施与评估的运作模式[2].2011年以来,佛山市图书馆通过“项目立馆”实践,使项目化管理模式在馆内得到持续有效地推行.截止2016年7月底,全馆共立项445个,项目参与率100%,项目成员累计达5000多人次.主动求变的创新精神使佛山市图书馆在内部管理、读者服务等方面发生了很大的转变并取得了显著的成绩,为图书馆持续快速发展奠定了坚实的基础.佛山市图书馆“项目立馆”的做法和经验是否可以被其他图书馆借鉴,能否推广到其他公共文化事业单位？非常值得思索和探讨.项目化管理模式要在包括图书馆在内的文化事业单位成功实施需要哪些条件的支持？是不是有一些共性的因素是大家都需要具备的？本文以佛山市图书馆的项目化管理实践为例,从组织战略管理、人力资源管理、组织过程资产管理、组织文化营造、干系人管理等方面展开分析,以期为包括图书馆在内的公共文化事业单位以项目化管理的方式改进服务、提升绩效提供可靠的经验和做法.
1 组织战略管理
组织战略是指“一个组织所制定的系列计划,这些计划包括从事怎样的业务,如何竞争成功,以及如何吸引和满足顾客以达到组织目标”[3].项目管理与组织战略密切关联,狄海德提出“项目依随战略(projects follow strategy)”[4],说明战略是项目的圭皋,战略的实现离不开项目的实施.
1.1 战略与项目基于业务紧密结合
公共文化服务职能和图书馆业务是佛山市图书馆“项目立馆”的基石,其项目来自于业务拓展和业务创新两个方面.正是基于业务、服务于业务才使得佛山市图书馆的日常运作和项目在战略框架下紧密结合,既实现了传统业务流程的坚守拓展和改进提升,又以项目的形式开发了新的服务领域.这种结合在佛山市图书馆新馆建设中表现得尤为明显.佛山市图书馆在新馆建设中高度重视先进技术的应用,以项目化管理来协调人员、统筹进度,在时间紧、任务重的情况下,克服各种困难,为新馆按时开放提供了优质的信息基础设施.以技术部为例,2012~2015年,技术部立项项目16个,结项项目15个,包含网络、电路、服务器、存储、机房和软件系统等.其中,新馆项目11个,占技术部项目的68%,且技术部的项目基本都是馆里的重点项目,项目等级最高的A类项目有6个、较高等级的B类项目有3个,合计占技术部项目的56%.
1.2 项目化管理在大型主题活动中的聚合效应
由于项目的存在,使得原来分散在各个职能部门的人员和资源得以围绕一个特定项目或主题活动整合起来,形成了各部门协同的合作型组织文化,发挥出聚合效应.2015年中秋节是佛山市图书馆搬到新馆后的第一个中秋节.为办好这个中秋节的活动,扩大新馆的影响力,佛山市图书馆于9月15~27日举办了“我们的节日·中秋”系列文化活动.
“我们的节日·中秋”系列活动包含15个子活动,由7个部门主办.值得注意的有三点：第一,除了公共活动部主办和承办的活动外,其他活动都是由普通职能部门完成的,其中特藏部4个、少儿部3个、数字资源部2个、报刊借阅部3个、图书借阅部1个.第二,这些活动基本上都是围绕“办好中秋节活动”这个全馆共同的目标,大家各尽所能,集思广益,充分结合各自业务部门的特色,举办了精彩的活动,赢得了读者的满意和认可,发挥了项目聚合的优势.比如,特藏部“佛山秋月古琴音乐会”于9月26日上午成功举行,这个活动得到了音乐爱好者以及广大读者的喜爱和高度肯定,并受到《佛山日报》的关注,9月27日该报以《佛山秋月古琴音乐会昨举行——泠泠七弦奏响千年古韵》为题予以重点报道[5].第三,活动主要集中在市民闲暇的周末来举办,所以同一天会有数场不同的活动,甚至同一时段会有多场活动进行.中秋佳节,读者来到图书馆看到有这么多丰富多彩、雅俗共赏的活动,自然会被吸引和留住.佛山市图书馆馆员高涨饱满的工作热情、服务读者的职业精神和创新的智慧都倾注在这些交相辉映的活动之中,“项目立馆”的良好效果充分显现出来.
2 人力资源管理
项目工作一般是通过人与人的合作共同取得项目成果.管理学认为,领导(leading)是指导和激励相关人员并解决冲突[6].同样,在项目管理中,领导不是指项目主管的指令权,而是指通过他人或者与他人合作来完成工作目标.佛山市图书馆实行“项目立馆”五年来,伴随着一个又一个项目的陆续开展,在佛山市图书馆传统职能制管理基础上,产生了“项目团队-职能制”相混合这一新型组织结构形式.这种新型的组织结构要求领导方式要从原有的更多强调“命令-服从”转向“授权-合作”；从“封闭-稳定”转向“开放-创新”.佛山市图书馆推行“项目立馆”以来,各部门积极适应,同时促进了组织人力资源管理的变革和创新.
2.1 坚实的人员队伍基础
作为项目化管理中的绩效承担者和软要素管理的主要对象,人是项目中的主要因素.项目团队的人力资源管理是关键的成功要素.佛山市图书馆历来重视馆员的专业提升和职业发展,30年来一直勇于探索,锐意革新.1993~2002年实行的目标责任制和2003~2009年实行的聘任制改革卓有成效,形成了一支专业素养强、爱岗敬业的人才队伍,为“项目立馆”奠定了坚实的基础.2011年以来,佛山市图书馆坚持实行人才开发战略,积极推行馆员培训、在职深造等举措,提高馆员的专业水平和素养,着力构建“专家型馆员”个人成长体系.2015年通过实施科研提升计划,促进服务转型,特成立科研能力提升计划工作领导小组,加强科研团队建设,对科研能力提升计划实施方案做出详细规划.为了鼓励普通馆员积极参与“项目立馆”实践,在项目实施过程中锻炼能力,提高业务水平,项目管理系统中特别设立“项目发明”模块,为普通馆员发明项目提供一个方便的平台,项目发明人具有担任项目负责人的优先权、转让权,这大大增加了普通馆员参与项目、负责项目的机会.2013年立项的项目中,负责人为普通员工的比例为30%,2014年和2015年这一比例分别提高到43%、56%.许多年轻的普通馆员正是在“项目立馆”下快速成长,脱颖而出.2016年开始实施“导师制”,聘请图书情报学界有影响力的专家作为导师,指导佛山市图书馆馆员进行学术研究,培养馆员的科研能力,旨在打造一支德才兼备、富有创新精神和实践能力的科研团队,为馆员的职业发展助力.
2.2 明晰的个人绩效考评机制
在图书馆中应用项目管理的最大益处是令员工工作目标清晰、工作范围明确、责任分明、成果明显,提高管理效率,避免相互扯皮推诿、工作迟滞不前的状况[7].在项目团队里,每个成员都是精心挑选出来的,并有明确的角色分工和责任.这样一来,项目成员自身的利益就与团队的利益紧密结合起来,愿意为项目尽心费力,个人与组织实现了双赢.佛山市图书馆通过建立项目评分制度,对发明项目、负责项目、参与项目的馆员分别给予不同的分值,从而营造组织内部竞争机制,激发员工的工作热情和创造力,全馆上下形成了一个积极的、自发的、自觉自愿的氛围.2011~2015年,佛山市图书馆144名员工参加了339个项目,平均每人每年参与项目8.5个.其中,项目发明人68人次,项目负责人357人次,主要成员2361人次,一般人员2415人次,参与成员950人次.2015年,有15位馆员当年参加的项目团队超过30个,其中3位受各团队欢迎的明星馆员当年参加的项目超过50个.
3 组织过程资产管理
组织过程资产主要包括政策、程序和经验教训[8].组织对以往理论付诸实践成果的总结、沉淀,在试错中不断总结学习,为后续工作提供可靠的做法、经验,是组织的宝贵财富.组织过程资产主要分为两大类,即流程与程序、共享知识库.影响项目团队管理的过程资产还包括嘉奖证书、新闻报道、网站宣传、奖金结构、制服和其他额外待遇等.笔者主要从佛山市图书馆项目管理基本制度、项目管理系统两个方面来分析组织过程资产管理.
3.1 项目化管理基本制度和规范
为提高项目管理的规范性,佛山市图书馆专门成立项目管理小组,从项目的确定、规划、实施到完成实行全程监督和指导,确保项目如期按质按量完成.制定了《项目立馆——图书馆发展新思路》《佛山市图书馆项目管理实施指南》《佛山市图书馆项目管理标准》《佛山市图书馆项目实施答疑》等一系列的项目实施文件.这一系列的理论研究成果和管理文件成为“项目立馆”顺利实施的指导性文件.在日常的项目监督过程中,项目管理小组运用项目管理系统来监控项目运行的进度,同时安排3~4名工作人员作为跟进人员,每人具体负责若干项目的监督,便于及时发现问题和沟通.从2013年下半年开始,通过群或定期会议的形式探讨项目管理过程中的难点问题.2014年10月,正式成立“疑难问题攻克小组”,为馆员更好地参与项目答疑解惑.2015年,面对佛山市图书馆新馆开放等新的发展机遇,适时制定《佛山市图书馆2015年项目申报办法》,从“申报方式、立项范围、项目发明与招募、项目计分方法”四个方面作了新的规范；《关于更改项目延期规定的通知》对原“项目暂停、重启、延期、终止的规定”作了修订.项目化管理基本制度和规范的完善既是佛山市图书馆“项目立馆”实践过程中遇到问题、解决问题,在干中学、学中干的经验总结,也为其他机构应用项目化管理提供了宝贵的经验.
3.2 项目管理系统
在“项目立馆”带动之下,随着近些年项目化管理在佛山市图书馆的持续推进,每年立项的项目数量都很多,为了更加高效地管理几十甚至上百个同时进行的项目,提高项目管理的科学性和时效性,佛山市图书馆2014年与相关IT企业合作,开发了项目管理系统.项目管理系统通过实现统一的用户角色授权和统一的登录入口访问门户平台资源,无缝集成馆内和馆外的分类信息模块,基于网页方式整合现有的业务项目资源、数据资源、人事资源,集项目申报、项目发明、项目认领、人员招募、项目公示、项目审批、项目进度、分值查询、经费支出、存档保存、成果展示、业务学习和科研交流等功能于一体,实现信息的收集传递、数据流转、定位查询、统计分析和决策支持[9].项目管理系统2015年8月开始投入使用,馆领导、项目管理小组和普通馆员都有自己的ID号,可以实时查询项目进度、补充录入新信息.为方便馆员了解、使用系统,项目小组编写《佛山市图书馆项目管理系统操作说明书》供馆员查看,并在每个部门设立了咨询人员,方便馆员对系统问题进行咨询.通过项目管理系统,项目管理的数据更加准确,信息对称性程度提高,管理更加便捷.正是凭借智能化、动态化的管理,上百个项目才能同时有条不紊地推行.
4 组织文化营造
组织文化(Organization Culture)是共享的价值观,它们帮助组织成员理解哪些行为是可接受的以及哪些是不可接受的,这些价值是通过故事和其他符号含义来传播的[10].组织文化与组织战略、愿景有紧密的关系,项目管理非常重视组织文化的塑造,认为合适的组织文化是实行项目化管理的组织必备的运行潜能,影响项目的成功实施和组织的持续发展.佛山市图书馆“项目立馆”五年来,积极重视组织文化建设,为项目化管理提供了有利的实施环境和土壤,并取得了显著的工作成绩.
4.1 积极进取、竞争向上的组织文化
项目管理的重点是创造一种使项目顺利运行的环境,营造一种创造、负责、合作的组织文化环境[11].五年来,佛山市图书馆提出许多创新的理念,推出众多创新性服务,提高图书馆服务效率和满意率,扩大了图书馆的社会效益和影响力.馆员饱满的工作热情和昂扬的拼搏精神在一些省级竞赛活动中得到淋漓尽致的体现.比如,2013年的B级优秀项目“广东图书馆学会第三届图书车艺术表演比赛(FT2013-45)”的舞台剧《我的第一天》以青春洋溢的表演赢得了评委的青睐,获得了三等奖的殊荣；2014年的B级优秀项目“广佛肇图书馆学会联合年会辩论会(FT2014-62)”,佛山市图书馆馆员表现优异,团队成员在项目负责人的带领下,克服各种困难,彼此之间通力配合,在比赛中脱颖而出,证明了自身的实力,也给佛山市图书馆带来了荣誉.
4.2 “读者导向”的服务理念
为更好地将读者的“文化赋权”落到实处,佛山市图书馆不断拓展服务手段,提升服务感知度和认可度.新馆开馆以来,为了更好地展示馆舍、揭示馆藏、宣传图书馆的公共形象和服务,让参观团体获得更好的新馆体验,同时不破坏图书馆安静的阅读环境,井然有序地参观,信息部特设立“信息服务管理试点·服务·新馆参观讲解(FT2015-16)”项目,成立参观讲解小组,为参观者提供讲解服务及信息咨询服务.自2014年12月新馆开放至2015年12月,参观讲解小组共接待各类型读者参观团体112批次,7159人次.2015年3月19日上午,《珠少年报》的120余名小记者在讲解员的带领下参观了佛山市图书馆新馆,小记者们对功能强大的新馆产生了浓厚的兴趣,纷纷积极踊跃地向图书馆工作人员提问,有小记者留言说：“参观完这个现代化、高科技,又多功能的新图书馆,我觉得开阔了视野,增长了见识,也很开心.”2016年,仅前7个月全馆就立项105项,涉及“公益讲座”“少儿活动” “公益展览”“公益培训”等多个类型,每周都有丰富多彩的活动以飨读者,涌现出“浅风雅是·品(FT2016-43)”“斑比探索学园——馆员真人图书秀(FT2016-45)”“佛山趁早读书会(FT2016-67)”等一批形式新颖、内涵丰富的项目,有力地提升了读者服务的质量和品位,实现了佛山市图书馆以新馆为载体,为市民营造集学习空间、交流空间、表演空间、音乐空间、自助空间、创造空间等为一体的“文化综合体”的理念.
5 干系人管理
干系人也称利益相关者,是指项目成果的使用者和其他一些受项目成果或实施过程所影响的人.佛山市图书馆“项目立馆”希望通过推行适合公益事业单位性质的项目管理模式,突破体制局限,在政府、图书馆、读者之间建立一个“公平、公正、公益、公开”的互动链条,搭建一个定位清晰、功能分明、布局合理、服务有效的公共图书馆服务体系；同时建立起由政府、图书馆、社会三方共同参与业务发展决策与评估的模式,督促图书馆用最短时间、最少经费、最少人力完成项目,实现效益最大化[12].这一点非常契合现代治理理论所提倡的公共产品或服务供给的多中心化理念.
5.1 第一层级合作伙伴：政府部门
作为公共文化服务的主要承载者,公共图书馆的建设和发展离不开各级政府的大力支持.2015年7月,在佛山市创建“国家公共文化服务体系建设示范区亮点项目”中,佛山市图书馆被列入“佛山新城文化中心建设”子项目,得到了当地上级主管部门的高度认可和支持.这为佛山市图书馆在公共文化设施网络建设、公共文化服务供给、公共文化服务组织支撑、资金人才和技术保障措施落实、公共文化服务评估等方面的改进提升和长远发展奠定了坚实的基础和保障.为了积极开展决策咨询服务,从整体上提高图书馆为立法决策服务的水平,实行“项目立馆”五年来,信息部结合自身专业技术优势,连续推出“佛山市特约舆情信息点(FT2012-32)”“《廉情参考》系列产品的研发(FT2013-36)”“‘佛图新书推荐’之领导需求研究及荐书服务(FT2014-28)”“《领导决策信息》联合专题研究合作(FT2015-95)”等高质量、有影响力的项目,为政府决策科学化、化提供了智力支持,工作成果得到了市委、市领导的肯定和支持[13].
5.2 第二层级合作伙伴：同级兄弟单位、图书馆界同行等
佛山市图书馆一直重视与本地区兄弟单位的合作,于2004年提出了《佛山市联合图书馆实施方案》,该方案旨在整合全市图书馆资源,搭建覆盖全城、服务全民的文献信息资源共享网络和服务体系,保障市民享受到更加充分和平等的文化权利[14].2011年推行“项目立馆”战略以来,涌现出许多着眼于联合图书馆的项目,如“佛山市联合图书馆基本情况调研(FT2014-45)”“2014年联合图书馆‘5U系统’迁移及修复(FT2014-51)”“新馆建设·数据机房系统(第一期)(NL2015-01)”等.通过这些项目的实施,佛山市联合图书馆建设日益走向完善.2015年在佛山市联合图书馆成立十周年之际,顺德图书馆加盟佛山市联合图书馆,使佛山市联合图书馆如虎添翼.目前正在积极探索改进佛山市联合图书馆准入机制,促使更多村居图书馆、学校图书馆、企业图书馆加入联合图书馆,使联合图书馆的服务触角深入基层,惠及更多百姓,使公共文化服务均等化落到实处[15].
5.3 第三层级合作伙伴：书店、民间资本等
为了使图书馆的服务更贴近老百姓的需求,佛山市图书馆2011年的优秀项目“读者自主采购借阅服务(FT2011-15)”借鉴了国外“读者决策采购”(Patron Driven Acquisitions,PDA) 的优秀经验,引入读者自主采购模式,即与书商合作,在新书入馆前,市民便可一睹为快,凡被市民借阅的新书,将被购入馆藏.该模式受到广大市民的热烈欢迎,量和借阅量大幅攀升.2013年在该项目基础上,采编部又继续推出B级项目“新书借阅馆外设点(FT2013-13)”,分别在惠景书城和东方书城设立图书借阅点,每个借阅点可容纳藏书5000余册,此举促进了图书馆与图书销售行业的优势互补无缝合作,以及读者、商家、图书馆三方的共赢.2015年1月31日,由佛山市图书馆与佛山新城物业发展有限公司联合成立的自助图书馆正式面向广大市民开放,这个自助馆是“24小时街区智能图书馆建设(第三期)(FT2014-60)”项目的一个成果,旨在逐步在城市核心区形成一定规模、布点合理、方便快捷的图书馆服务点,促进佛山市公共图书馆服务体系的建设,在全市实现“15分钟图书馆”服务圈.佛山市图书馆不仅自身在推行公共文化服务建设中不遗余力,还呼吁社会各界积极投身其中,承诺“如果个人或社会团体无偿提供100m2室内空间和日常管理及维护,佛山市图书馆将持续提供图书资源、专业设备、业务指导和宣传推介”.以一种开放、坦诚的姿态引进民间资本提供公共文化服务,迈上了图书馆治理的新台阶.通过购买服务或引入第三方服务,实现部分业务工作、读者活动、项目运营外包,降低运营成本,实现图书馆服务转型战略[16].
“项目立馆”在佛山市图书馆取得了丰硕的成果,在战略管理、人才培养、过程资产、组织文化及干系人管理等方面积累了宝贵的经验,说明了项目化管理在公共文化事业单位内部管理绩效提升中具有很高的应用价值.
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作者简介 苟欢迎,女,西安工程大学管理学院讲师,西安交通大学公共政策与管理学院在读博士；谷秀洁,女,副研究馆员,西安工程大学图书馆副馆长；杨玉麟,男,西北大学公共管理学院教授；黄佩芳,女,佛山市图书馆馆员.
收稿日期 2016-08-19
（责任编辑：何燕）
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