论文中职院校招生档案的规范管理，本文是招生函授毕业论文范文与规范管理和院校招生和档案方面自考开题报告范文.
招生档案是中职院校有关招生工作的全程记录,更是证明学校录取结果以及今后查证调档的主要来源依据.招生档案所包含的信息极为丰富,它包括学校对外招生工作中所产生的所有资料,如招生计划、学籍信息、纸质材料、各项数值参数、电子文档、音频和宣传视频文件等.尽管在各个中职院校中,都已经设立了档案管理部门,但是招生档案作为其中一个分支,在中职院校中的重视程度还不高,学校普遍存在“重保密、轻应用”或者“重应用、轻保密”的现象,不但造成了招生资料的严重浪费,而且影响到学校的信息安全.因此,必须加强中职院校的招生档案管理,确保学校招生档案的信息安全,同时有效利用招生档案,使其为中职院校的发展发挥作用.
一、中职院校招生档案普遍现状
（一）在保密工作方面的问题.一直以来,信息保密是学校档案管理的主要工作,招生档案作为中职院校档案中的重要组成部分,档案管理部门一定要做好招生档案的管理工作,这对于确保学生的安全具有重要作用.但是在实际档案管理工作中,还是存在一些影响招生档案信息安全的因素,主要表现在以下几点：一方面,有些学校的招生档案管理设施不健全.这些学校为了节省管理成本,并没有专门开设招生档案的专栏,将招生档案与其他档案混杂在一起,不仅容易导致重要档案信息的丢失,更有甚者会造成学校信息泄露等相关问题.另一方面,招生档案管理制度不完善.有的学校并没有建立起完善的档案管理制度,特别是关于招生档案管理方面的制度,还处于起步阶段,这一问题还有待完善.
（二）招生档案应用方面的问题.招生档案是中职院校档案资料的重要组成部分,有些学校已经认识到招生档案的重要性,因此对它的保密工作比较重视,为了避免学校主要信息发生泄漏,对招生档案的管理过于严格,任何人都不得调取和传阅,在这种背景下,势必会让招生档案成为一堆没有价值的废纸,难以发挥其重要的价值作用.因此目前中职学校普遍存在的现状,不仅造成了学校档案信息资源的浪费,还对学校今后的发展造成了不利影响,希望这些问题得以改善.
二、中职院校招生档案的规范管理
（一）中职院校招生档案的保密.在中职院校招生档案管理中,档案的密级处于不断的变动当中,因此,档案管理人员应该结合具体的档案内容,对招生档案的不同内容进行密级调整.我国已经逐渐建立起关于档案管理的法律制度,根据《保密法》的相关规定,要严格按照涉密内容标准执行档案管理工作,按照实际工作需求,对档案密级进行调整.1.加强学校招生档案管理部门的硬件设施建设.中职院校可以根据学校招生部门,设立专门的档案管理部门,将所有与学校相关的招生资料进行集中管理.与此同时,为了对招生档案进行有效保护和管理,必须将其中的绝密资料、秘密资料以及其他非机密性资料进行区分,分别保存.同时,招生档案管理处应当专门设立绝密档案存储柜,并装置必要的防盗设备,如防盗锁、监控等,切勿将招生档案管理处设置在楼层底层,并在库房所在楼层安装防盗窗、防盗门等,对档案管理处进行加固处理,避免他人学校重要信息.特别要注意的是,要把招生档案保管库房与学校档案办公室分开,涉及学校招生机密的档案信息都要存入库房中,并委派专人进行管理,禁止无权限的人员进入招生档案管理库房中.2.完善招生档案管理制度.一方面,作为档案管理的工作人员,应该积极转变以往的管理观念,正确认识到招生档案保密工作的重要性,通过认真学习与档案保密相关的法律法规,提升档案管理的理论水平和业务操作能力,从而提高招生档案管理工作的工作效率.另一方面,不断完善中职院校的档案管理制度,并细化各项规章制度,使招生档案管理迈向规范化、科学化.因此,中职院校要结合自身的实际情况,对保密等级不同的招生档案进行分类,并设置各自的管理制度,在实际工作中,认真执行招生档案管理制度,让档案保密与管理工作有理有据,能够快速、有效解决档案管理过程中发现的问题.
（二）中职院校招生档案的应用.1.在招生投档与录取中的运用.在考生进行第一志愿录取时,必须应用到招生档案资源.在开始招生工作时,中职院校也要开启录取系统,通过登录招生页面,经过授权之后进行志愿投档.在这一过程中,招生工作人员要将考生的投档单下载下来,凡是第一志愿报考的考生自然会出现在投档单之上,由审核人员进行审核,同时可以标记预录取意见,也可以结合学校今年的招生计划,调用考生的招生档案,以免出现录取缺口,没有达到学校计划的招生人数.在预录取环节也会使用到招生档案,负责招生的工作人员可以利用档案确定考生代号、报考专业、分数等,从而实现对考生的综合对比,进一步促进招生录取工作质量的提高.2.考生志愿信息更新中的运用.对于那些报考第二、三志愿的考生,要等报考考生的档案信息更新之后,再调用招生档案,根据学生的信息进行投档.招生期间,招生工作人员应该将投档单实行二次下载,开展第二、三志愿的预录取工作,然后待相关招考部门把审档意见上传之后,确定录取信息.在这一过程中,经过多轮投档、审核、预录取,在录取工作结束之后,应将录取名单整理好并打印出来.直到所有招生工作完成之后,将考生的录取名单进行封存,存入永久性档案保存柜,以便为接下来的新生入学、教学管理、毕业、就业等各环节工作提供原始依据.3.招生完成后的运用.在中职院校招生结束之后,首先要统计新生的人数,为接下来的分班、组织和安排教育教学工作打良好基础,此时,需要招生档案的信息,借助于它,可以很快地将不同专业学生的人数统计出来,各个学院也可以迅速确定对本学院所开设专业的班级,组织相对应的教学和管理部门有序开展各项教育教学管理工作.除此之外,利用本年的招生档案信息,可以为下一年中职院校招生提供可靠的依据,对下一年的招生计划、专业等进行实时调整,从而明确学校的办学方向.
三、结语
综上所述,中职院校近年来取得了突飞猛进的发展,随着学校招生规模的不断扩大,招生工作越来越繁琐.招生档案作为学校招生工作的重要档案信息,必须要做好招生档案的规范管理,不但要保证档案信息的安全性,而且要合理使用档案资料,使其为中职院校的进一步发展发挥作用.
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