论文如何提高企业档案资源服务水平以中交一航局第三工程有限公司为例，本文是企业档案方面本科论文怎么写和服务水平和中交一航局和档案相关论文范文素材.
【摘 要】企业档案真实地记录着企业发展史、工程建设史.充分利用好企业现有的档案资源,让其在企业的经营承揽、施工生产中发挥应有的作用是档案服务的宗旨.在公司面临转型升级的新形势下,将企业档案室藏资源进行有效开发研究,合理整合,为企业各项工作提供高效精准的服务,最大化发挥档案资源价值,实现“死档案”到“活资源”的转变.本文从中交一航局第三工程有限公司档案管理现状出发,根据公司发展需要对档案资源进行深入研究,结合企业管理实际,建立档案信息资源库,为企业经营与生产工作提供方便快捷的服务.
【关键词】档案资源；信息整合；档案信息资源库
思路决定出路,创新推动发展.随着国家发展战略的转变,“一带一路”等建设规划的提出,公司及时调整结构,强化基础管理,完善各业务体系,在保持传统业务做强做优的同时加大对新兴业务的投入.档案管理工作是企业管理工作的一部分,为了更好地服务于公司转型升级,档案工作人员抓住契机,坚持“稳中求进、提质增效”的工作原则,改变传统管理理念,创新管理机制与模式,引进信息管理技术,转变档案服务方式,围绕公司经营承揽与生产工作,创建档案信息库.为公司创新转型提供信息资源和智力支持,提高企业的竞争力.
一、档案服务现状
截至2012年底,公司档案室室藏档案1.5万余卷,档案年利用率为500人次左右.公司档案室隶属于公司总经理办公室,公司总工分管档案工作,办公室主任主管档案工作,档案管理员负责档案业务.公司档案室集中统一管理各类档案,档案库房面积500平方米,分别保管文书、人事、财务、科技、合同、编研、荣誉、声像等档案,库房内配备空调、温湿度计等设备.建立公司档案管理办法、竣工档案管理办法、档案库房应急预案与管理制度,保证档案工作有序推进；新上档案管理系统,进入目录录入及调试使用阶段；建立档案电子查询目录,荣誉档案及部分重要档案保存电子件.档案服务利用工作基本满足公司各业务部门工作需求.但随着国家经济发展,市场竞争越来越激烈.公司一方面努力扩大经营范围,提高经营承揽额度,另一方面内抓生产管理,保证工程进度与质量同步发展,确保公司履约能力,提高市场竞争力.与此同时各业务部门对档案的利用率大大提高,档案的凭证作用凸显重要,由于当时归档人员的归档工作意识薄弱,导致资料收集不齐全、保管不完整、归档不及时,导致所藏档案信息不能满足公司经营生产工作的需求,加之所藏档案大部分为纸质档案,导致公司驻地与外地人员查阅档案信息效率低下.
二、提高档案服务水平,建立档案信息资源库
根据公司经营生产工作的需求,为大大提高档案服务效率,使“死档案”变成“活资源”,公司档案部门牵头,各业务部门配合,共同建立档案信息资源库.档案信息库的建立分两部分实施,自2010年起,公司档案室对业务部门常用文件开始进行目录整理及原件的收集,但未进行文件分类及提取文件内重要信息.2017年始,经调研,与各业务部门共同配合开始档案信息库的完善整理工作,在这期间,先修订及制定档案管理制度与归档范围、落实档案管理人员岗位及职责、加强文件管控、建立档案安全保障体系等一列保障服务工作,在组织管理有序、文件归档齐全准确完整的基础上逐步完善了档案信息库.
（一）加强管控,做好档案归档基础保障工作.1.建章立制,开展档案工作有法可依、有章可循.2015年—2017年,梳理现有3项档案管理制度,起草制定13项制度与办法,并于2017年2月印发《一航局三公司档案管理制度汇编》,为档案工作的有序开展提供了有力依据；同年6月,经过档案人员与各业务部门人员共同对公司内各项业务工作梳理汇总,制定并印发《中交一航局三公司文件材料归档范围和保管期限表》,根据业务部门工作职能的调整及时对归档范围与保管期限表进行更新,保证公司各项业务产生的档案资料收集齐全.2.改进管理机制,保证档案工作有序开展.2014年—2017年,先明确了公司机关各业务部门与所属各单位专档案工作人员,纳入岗位职责及绩效考核流程,并建立档案工作联系网,成立内部沟通交流群,方便及时沟通交流；针对项目档案管理,建立项目档案归档责任书,每年年初签署、年终考核,中间发生工作调转,双方填写项目档案工作交接单并确认签字存档,从而确保项目档案从产生到归档移交齐全准确完整；创建各类档案工作动态管理网,从档案的产生、收集到归档全程处于可控状态.科技档案实行经营合同单独有经营承揽部门归档,档案部门及时掌握工程数量并做好在建工程竣工资料管理网络以及明确归档责任人,做到工程进展情况透明；及时与责任人沟通,从档案的产生到归档移交各个节点抓好落实.公司文书、财务、荣誉、声像、人事等档案也都落实归档责任人,建立动态管理网络节点.达到档案管理可视化、工作沟通网络化.通过改进以上管理机制,保证档案工作开展有序,归档及时齐全准确完整.3.加大投入,确保档案安全保管与利用.（1）档案实体安全.为确保实体档案最大限度地保管使用,前后共计投入50万余元对公司档案库房配备除湿机、空调、电脑、监控等设备,并新建一处275平方米档案库房,同时改善人事档案及财务档案装具；实行档案资料预立卷管理措施,将产生的文件及时收集、分类、装盒,著录卷内目录,建立案卷分类贴,保证归档文件有序安全管理；针对项目档案资料,建立项目资料室,做好出入库登记,集中统一保管各部分档案资料.（2）档案信息安全.规范档案借阅管理,建立了档案借阅承诺书及保密协议书,档案借阅填写证明单,确保档案实体及档案信息安全使用；建立档案网页查询信息审批制度,对借阅人员身份及借阅内容进行确认后方可通过进入查询页面；上网文件通过严格鉴定审批后进行上传,坚持涉密文件不上网,上网文件加强保密管理的原则,确保档案信息的安全.
（二）整合资源,建立档案信息库.在档案收集齐全、安全保管及有效利用等各项基础业务有序开展的基础上,根据公司在大型项目的投标及生产管理中经常用到中标通知书、施工合同、竣工验收资料、项目获奖证明、施工组织设计及方案等档案.为提高档案服务效率,将“死档案”变成“活资源”,经档案人员与业务部门及所属各单位沟通,对档案室室藏及各部门、各单位档案信息进行开发,采取上下联动,档案室集中汇总的方式,整合提取人事、船机设备、工程质量、档案室等部门档案信息,建立档案信息资源库,为公司内各部门提供及时有效的档案信息服务,提高中标率及生产进度与质量,提升公司管理水平与市场竞争力.档案信息库包括档案著录信息与相对应的电子文件,具体包括以下几项：1.合同.当公司中标工程项目且合同签订后,由市场工作部统一著录年度、月份、合同编号、项目名称、工程概况、结构类型、签署名义、合同金额、项目经理、工期、签订日期、业主单位、监理单位、设计单位等信息后将目录与电子原件传送档案室汇总.2.公司获奖、工程获奖、个人获奖.公司与工程获奖及个人获奖由档案室负责整理并进行信息著录,公司获奖著录获奖时间、颁奖单位、获奖级别.工程获奖著录获奖工程名称、工程造价及开竣工时间、颁奖单位、获奖级别、申报单位、专利申请情况、科研立项成果.个人获奖著录人员岗位、获奖级别、获奖时间、颁奖单位.3.人员相关证书.人员证书主要包括岗位证、职称证、注册证等各类资格证书,人事部门负责证书电子件的收集及著录工作,根据类别、专业分类、将投标常用人员及工作业绩、人员目前从事工作专业及岗位进行著录,充分利用什么样的人适合参与什么类型的工程投标,通过实践检验,人员证书的收集有助于提高中标概率及中标后人员履约能力.4.机械设备.我公司在参与江、河、湖、海等水上项目投标时离不开机械设备,船机设备是业主选择中标人的主要条件之一,建立机械设备档案十分必要.船机设备档案信息主要涵盖了机械设备种类、通用、性能、效率等方面,每季度由设备管理部提供相关内容.5.网刊信息价.公司所属重点市场开发区域,由市场工作部或者所属单位负责区域内的材料价网刊信息价的收集由市场工作部负责管理,以便在投标过程中因不了解当地而为企业带来损失,且亦能为中标后材料调差留取必要的证据.6.投标文件.市场工作部统计整理中标的投标文件以及未中标的投标文件,为日后投标做经验总结.登记每年的优秀标书定为范本,日后投标将优秀标书作为参考,调动投标人员编制标书的积极性.7.工程项目简介、竣工资料、施组及方案.工程管理部与质量监督部跟踪工程项目,及时收集工程项目简介、施组及方案信息,做好工程规模、主要技术结构形式,如码头前沿线、水深、标高、沉箱（或方块）大小和预制安装数量等主要技术参数,完工造价,实际开工、完工/竣工时间,技术研究成果,项目获奖情况等内容的著录工作.
三、档案信息资源库建立的意义
档案信息库的建立,提高了档案服务率与精准度.对于经营承揽工作而言,利用信息库相关信息,不必每次投标都进行公司业绩、人员、设备等情况的一一查询,大幅减少了投标人员查阅时间,为市场开发及项目运作进一步提升了工作效率,为公司提供了市场开发的基础资料,为大型工程的中标保驾护航.对于生产管理而言,通过对档案信息库内施组、方案等信息的调取,汲取前人精华与经验方法,根据工程专业、规模、地点及施工特性及时制定与项目相适应的施工技术方案与施组,保证工程质量的同时加快施工进度.意义主要体现在以下几个方面：
1.合同是工程履约和结算的重要依据,将合同档案纳入精细化、制度化、规范化管理,能避免因合同外流或因人管理不善而丢失,能对企业或项目产生不利影响和风险,加强合同管理为企业带来的经济价值和效益不可估量.同时对合同中所包含信息的提取,使得合同档案在有效时间内得到最大效率的利用.
2.项目运作时可迅速对招标人或*机构做出实质性反应,通过与潜在竞争对手比较,以企业或人员的业绩、获奖、船机优势作为竞标点,提高评分分值,通过以上得分优势,报价可以适当合理、偏高,这样比起充分竞争中标产生的经济价值会更大.
3.通过网刊信息价的收集汇总,可以在日后材料价调差、变更索赔实时掌握证据,避免因材料价调差产生的经济损失.
4.档案信息库的建立对于市场工作部在经营工作中的项目前期运作、投标过程、工程履约时更加高效、优质,最大限度地利用公司已有资源,适应公司转型升级快速发展的需要,降低人员投入及成本.
5.对档案资源的开发利用最大限度地延长了纸质档案的使用寿命,档案信息资源得到充分利用,在服务于公司经营生产工作时更加高效精准.
四、展望
21世纪是信息高速发展的时代,如何最大限度地整合室藏档案资源,已经成为档案服务利用亟待解决的问题.档案信息库的建立全面提升了公司工程投标的质量和数量,扎实了施工质量,保证了施工进度,提高了企业履约创效能力,有效促使企业转型升级.
【参考文献】
[1]曾文英.论企业档案资源的有效开发[J].城建档案,2016(5).
[ 2 ] 马学强.新时期档案资源建设的思考[J] . 档案学研究,2004(5).
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参考文献：
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