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关于图书馆方面论文怎么写 与图书馆项目化管理成熟度评价一一以佛山市图书馆为例类论文怎么写

分类:论文范文 原创主题:图书馆论文 发表时间: 2022-11-30

图书馆项目化管理成熟度评价一一以佛山市图书馆为例,该文是图书馆相关毕业论文模板范文和成熟度和佛山市图书馆和项目方面论文范文.

摘 要 经过实地前测,课题组连续三年考察了佛山市图书馆项目化管理实践.参考组织环境中的项目组合管理模型、明茨伯格组织理论,结合图书馆实际,构建了由战略、运作、项目和文化四个维度、五个层级的图书馆项目化管理成熟度模型,并以该馆为对象进行了测评分析.

关键词 项目管理 成熟度评价 图书馆管理 佛山市图书馆

引用本文格式 谷秀洁,苟欢迎,赵冰,等. 图书馆项目化管理成熟度评价——以佛山市图书馆为例[J].图书馆论坛,2017(2):68-74,112.

Assesent on the Maturity of Library Project-based Management

——Taking Foshan Library as an Example

GU Xiu-jie,GOU Huan-ying,ZHAO Bing,LI Nan,YANG Yu-lin,CHEN Yan

Abstract Based on the onsite pre-survey,the study group observed the project-based management in Foshan Library for 3 years. Using OPM3 and Henry Mintzberg’s organizational theory for reference,a maturity model of library project-based management is constructed,which he four dimensions,such as strategy,operate,project and culture,as well as five levels. Then,analysis is conducted on the maturity model of Foshan Library.

Keywords project-based management;maturity assesent;library management

1 研究背景

  课题组自2013年起观察并研究以“项目立馆”为战略的佛山市图书馆,见证了其探索、思考和发展的过程.本文尝试用定性和定量相结合的方法,评估佛山市图书馆项目化管理成熟度.评估主体采用外部成员加馆内成员的联合主体模式.外部成员由高校教师、高校图书馆管理层和研究生构成,尽管他们不是项目管理专家,但在学科方面加入了工商管理专业的教师,完善了评估主体的知识结构.内部成员参与可以提供丰富的案例和翔实的数据,外部成员参与可以从不同的角度观察,能够带给佛山市图书馆一些相对客观的意见.

  文献调研发现,当前项目化管理成熟度模型主要是针对企业设计的,国内外图书馆采用项目化管理成熟度评估的并不多.2012年,加拿大图书馆员豪沃思(Jenn Anne Horwath)在调研当地图书馆项目管理现状时借鉴企业的评估办法,粗略设计了五级项目管理成熟度指标,其中第一级是指没有建立项目管理的标准、过程或实践,员工使用自己的方式管理项目;第二级是指仅仅对大型的受关注的项目建立了标准、过程或实践;第是指图书馆全馆范围的多数项目都持续地采用了实践、过程和标准,管理层也积极跟进;第四级是指整个组织(图书馆)采纳了项目管理的标准、过程和实践,并能根据既定的标准考评项目绩效;第五级是指整个组织(图书馆)采纳了项目管理的标准、过程和实践,并能根据既定的标准持续考察项目管理过程和项目绩效[1].英国牛津大学的法兰奇·威尔森(Frankie Wilson)探讨了图书馆质量文化成熟度模型,从组织管理、环境敏感度、学习型组织特征、质量意识、应变意识、领导力、员工调查、组织文化八个方面,将图书馆质量文化成熟度划分为初始级、重复级、已定义级、已管理级和持续级五级,还附了40道自测评估题[2].哥伦比亚的阿里·索拓(Arley Soto)设计的“发展中国家公共图书馆服务成熟度模型”包含服务设计、服务开展、宣传推广、影响评估四个过程,借阅及空间、帮助与支持、互联网和计算机接入、培训与教育、读者活动五个核心服务[3].哥伦比亚是发展中国家,其公共图书馆整体服务能力和服务水平较低,该标准于我国而言略低.在国内文献中,潘辉运用项目管理成熟度模型探讨了数字资源建设中的管理能力和持续改进[4];董秋云探讨了基于CMM模型的图书馆知识管理能力成熟度[5];叶兰分析了美国雪城大学、弗吉尼亚大学图书馆和澳大利亚国家数据服务项目的数据管理能力成熟度模型[6].整体而言,图书馆评估项目化管理成熟度是引入企业管理的方法,在具体评估阶段,结合公共图书馆非营利性组织的特点和业务活动规律进行改造,让它符合图书馆实际.

2 实地前测

  为了进一步明确评估对象和评估的问题,课题组分两次进行实地前测,调研摸底并与调研对象建立伙伴关系.2013年8月是初步了解和体验阶段,课题组参与了佛山市图书馆新人培训项目的部分环节,如讲座培训、新老馆员座谈会和文艺晚会,真实地体验到项目管理的活力和魅力.2014年8月,课题组二访佛山市图书馆,采用四种方式了解“项目立馆”的内涵、效果和影响:一是问卷调查,二是个别访谈,三是召开焦点小组讨论会,四是通过“说出你的故事”征集项目负责人的经历、经验和反思.随后,通过该馆项目管理信息系统,课题组分析了基础数据:2011~2015年,佛山市图书馆立项总数基本呈上升态势,5年共立项339个,结项256个,结项率为76%;立项项目中,项目难度大、数量最少,B级次之,C级项目数量最多,占全部项目61%,且逐年稳定增加,2015年新设D级项目有28个,见图1.项目管理常态化标志着该馆在项目化管理战略与方法上已经驾轻就熟.

  从参与程度看,各部门的员工都参与了项目;由于部门业务、人员数量和人员素质等存在差异,各部门获批项目的数量和等级存在差异.因2014年聘任后部门有调整,故以2014~2015年的199个项目为例进行分析.公共活动部(含南风讲坛)项目总数位居第一,少儿部和办公室紧随其后.联合图书馆部B级项目最多;技术部承担的项目多为金额较大的数字化建设项目,故项目最多,见图2.  

  从项目类型看,2011~2015年的339个项目中,业务提升类项目最多,为114个,占34%;其次为读者活动类,为84个,占25%;未分类、综合和其他项目位居第三,为71个,占21%;新馆项目50个,占15%;学术类和技术类项目最少,只有12项,见图3.说明项目管理可以涉及很多领域,这些边界的工作因为跨部门而很难归类或划分,但在项目管理前提下被发掘出来并予以解决.

3 评估模型设计

  与企业管理不同,图书馆作为非项目驱动的组织,要兼顾公益性的运作(即日常业务)和项目(含项目集).根据组织环境中的项目管理模型[7](见图4),图书馆项目管理是在组织战略指导下,图书馆统筹组织资源,协调运作和项目,兼顾运营管理和项目管理,以执行组织战略、实现组织目标的过程.

  参考明茨伯格组织理论中组织的六个组成部分[8],组织文化是包裹在组织周围的无形资产,不可或缺.再结合通用性较强的项目管理成熟度五级指标,以及国外图书馆项目管理和质量文化成熟度模型,课题组构建了图书馆项目化管理评估概念框架(见图5),对佛山市图书馆组织级项目管理成熟度进行整体评估,以回答三个问题:该馆组织级项目管理成熟度、组织运行潜能、战略-运作-项目的结合度.

评估概念框架保留了组织有形的金字塔层级结构和无形的组织文化,从战略顶点、运作、项目和文化四个维度进行评估,分为五个层次,即L1初始级、L2标准化、L3度量、L4控制和L5持续改进.具体评估指标见表1.

4 评估过程及结果分析

4.1 评估方法及过程

  2015年8月,课题组三赴佛山图书馆,继续采用较为灵活、有深度的个人访谈和结构式访谈,以了解项目管理成熟度、管理变化和持续改进.研究方法选取理由如下:(1)与定量研究相比,个人访谈及回访容易拉近与被访人的距离,了解其真实想法.(2)本次评估模型有一定难度,与访谈员交流有助于被访人理解问题,准确回答.(3)20~30人的访谈数量能够基本达到信息饱和状态.信息饱和是指访谈者听到了相同的重复信息,不能再获得新的信息.道格拉斯认为,如果要对受访者确定数量的话,他将选择25位受访者[9].(4)访谈方式便于与2014年的调研作比较,有时间的纵深感,能够体验佛山市图书馆员工的成长.课题组利用两天时间分四组,在佛山市图书馆新馆办公区进行一对一访谈并填写评估问卷.访谈时间每人1~1.5小时,现场共访谈20人,其中回访八人,简单随机从花名册抽取12人,访谈人数约占全馆人数(102人)的20%.因部分中层外出调研,课题组采用电子邮件方式回访并发放问卷,故总计回访率为68%.评估问卷发放25份,回收25份,回收率为100%,受访对象及全馆人员概况见表2.

访谈分为两个环节:第一个环节是自由谈话,向回访对象重点了解一年来的变化;对于初访对象先“暖场”,介绍访谈目的,了解受访者基本情况、参加了哪些项目、对本馆项目管理和评价制度以及组织文化的看法;第二个环节是请受访者填答问卷.在访谈过程中,经受访者同意则录音,不同意则不录音.为提高访谈的信度和效度,访谈结束后,课题组成员查看佛山市项目管理信息系统以便验证相关信息.同时,课题组每半天开一次碰头会,听访谈录音,交流和评估访谈收集的信息.出于科研*考虑,访谈录音和员工态度对馆内人员保密.最后,结合访谈对象自评问卷,课题组逐项评估得分.

  评估问卷共30题,分别对应战略、运作、项目和文化四个维度的29个评估指标和一个基本情况题.填答测试阶段,课题组四人进行了试答、分析和改进.为避免五级指标有序排列误导被调查人,课题组打乱了层级顺序.评估框架对问卷填答人保密.问卷填答人凭直观印象填写,可以多选或填写自己的答案,项目组最后取值定级.多选项取值原则为中间值(选项为二个以上)或低值(二个选项),个别空缺选项取值原则为最低值,对于新增选项,取值原则为就近,取值范围为1~5.课题组四人就访谈对象分别写出访谈纪要.其中,二名人员录入评估问卷并编码.经SPSS统计软件分析,访谈评估信度为0.856,效度约为0.3.根据维斯那(Willi H. Wiesner)和克朗肖(Steven F.Cronshaw)1988年对于不同形式访谈效度的元分析,个体非结构式访谈的效度系数均值是0.11~0.2,个体结构式访谈的效度系数均值是0.35~0.63[10].本研究为个体半结构式访谈,效度在0.3是可接受的.

4.2 评估结果及分析

4.2.1 项目化管理成熟度

  问卷统计结果(见表3)表明,运作维度表现突出是该项目化管理的第一个亮点.佛山市图书馆日常运作规范化程度高,业务基础非常好.员工主动履行岗位职责,钻研拓展业务范围,全馆项目数量多、项目化比例高,全员关注改进方法、提高效率和创新制度,仅在定期统计分析数据、根据用户反馈调整业务流程方面自评略有不足.第二个亮点是文化维度,除了决策赋权、参与变化和风险态度在L4级外,其余7项指标都显示出佛山市图书馆员工的自信和自豪.他们高度赞同“在服务过程中分享信息、知识和学习体会”“将失误作为学习的机会,举一反三”“调动和激励全体员工”,质量意识、创新意识和合作协调意识令人钦佩.

  从战略维度看,多数被访人认为组织战略目标和工作计划协调一致,能主动发现问题、分析问题、定期修订并持续改进.组织管理和信息系统(知识管理)都令人满意,在人员培训方面的需求相对迫切.

  项目维度是新生事物,员工对启动、执行、结项评价环节经验丰富,在计划、收尾和项目组合环节处于“可控制”程度(L4级),项目监督控制和风险控制程度略低,大概是由于公共图书馆内部项目风险低,多采用敏捷项目管理,故有待加强.

  四个维度的评估结果雷达图见图6.整体看,经过五年发展,佛山市图书馆员工认同项目管理理念、方法和全馆范围的运作,项目管理成熟度水平高,基本处于L4控制层面.加拿大2012年的调研显示,开展项目管理的图书馆43.5%项目管理成熟度为一级(初始级),22.8%为二级,即仅针对大型或显著的项目运用项目管理过程或标准;20.7%为,多数项目具有全馆范围的项目管理实践、过程和标准,管理层能够主动跟进;没有选择四级或五级的图书馆.相较而言,佛山市图书馆组织从上到下都采纳项目管理的实践、过程和标准,根据制定的指标考核项目完成情况,结合评估结果,可以对应到四级水平,并且正在进入政策不断修正和人员成长的持续改进阶段.美国项目管理专家克劳福特表示:正如我们在反复使用该模型进行评价的过程中所能看到的,即使组织达到“可重复的结果”(第)这一水平就足够具有挑战性,更不要说向“优化过程”的方向前进了[11].

4.2.2 组织运行潜能

美国项目管理研究院(PMI)对组织运行潜能(Organizational Enable,OE)的定义是:“架构、文化、技术和人力资源实践,它们成为支持和持续实施项目组合、项目集和项目中最佳实践的杠杆”,分为杠杆、胜任资格管理、治理、个人绩效评估、知识管理和项目管理信息系统,管理系统、组织级项目管理社团、组织级项目管理方法论、组织级项目管理政策和愿景、组织级项目管理实践、组织级项目管理技术、组织架构、项目管理度量指标、项目管理培训、项目管理成功标准、资源分配、项目发起人的牢固关系、战略一致性共18类[12].组织运行潜能可以理解为组织及其成员的一系列能力和智慧,也可以理解为一种组织文化,或者明茨伯格所言的“意识形态”,这种看不到摸不着的隐形力量是组织发展不可忽视的重要组成部分.组织运行潜能通过项目管理实践体现价值,组织运行潜能越高,项目管理成功概率越高.笔者从组织架构、组织文化、项目管理技术和人力资源四个方面分析佛山市图书馆的组织运行潜能.

  组织架构方面,佛山市图书馆倡导项目职能兼顾的矩阵型结构,纵向结构保留传统层级制实体,横向结构以ABCD四级项目与之虚拟交织,一线二线部门都参加项目化管理.“业务管理部”是图书馆业务管理、协调和规划部门,兼行项目管理办公室(PMO)职能,具体负责项目管理政策起草、修订、项目管理信息系统日常维护等过程资产.项目立项、定级、检查、结项、计分(个人绩效考核)等过程都有成文的规范,由“项目管理领导小组”担任“裁判员”和决策者.员工对组织战略和愿景的认同度较高,组织运作规范娴熟.

  组织文化方面,评估中考察了决策赋权、参与变化、学习态度、风险态度、质量意识、合作态度、动机激励、面对失误、协调性和创新意识十个要素,佛山市图书馆组织文化非常突出.首先,多数项目经理是部室主任,他们对于本部门工作创新有想法,也有竞争压力.经过五年发展,他们从对项目一无所知到能够熟练掌控项目各阶段的关键点,能够利用正式与非正式组织顺利协调项目资源,主动学习和分享项目管理经验,遵守项目管理制度规范,体现出较高的文化素养.其次,“项目立馆”理念给年轻人提供了发展空间.作为项目创意人或负责人,他们不仅敢想敢做,打出了自己的服务品牌,而且懂得感恩,树立了团队意识.他们知道感谢项目组成员和坚守岗位工作支持他们的非项目成员.这种感恩之心不仅是避免冲突的润滑剂,还是组织文化中重要的财富.最后,应对和管理变化是近年来的热点问题,因为变化无处不在,不论是内部还是外部,随时都有可能发生变化.在动态环境下,管理如逆水行舟,不进则退.因此,应变能力也是组织运行潜能之一.从2011年研讨尝试的14个项目,到2015年全面推进的122个项目,反映出佛山市图书馆管理层一直在思考、一直在改进,也显示出该馆员工较高的职业素养和应变能力.

  项目管理技术方面,项目负责人和成员大多能够灵活运用项目管理方法和工具,掌控项目阶段,把握关键点,识别“里程碑”,善于学习和借鉴其他项目组的成功经验.2014年和2015年两次访谈、“说出你的故事”征集的一个个鲜活的案例,以及项目管理信息系统中完备的管理文档,透明的审批、公示、进程和计分系统都是佛山市图书馆项目管理技术和能力迅速成长的见证.

  人力资源方面,佛山市图书馆邀请了项目管理专家到馆讲课,设立课题组有针对性地研究迫切需要解决的问题.其项目管理模式不仅得到上级文化主管部门的认可,也受到了广大读者的欢迎.随着项目管理成熟度的提高,项目经理胜任力培训和资格管理工作必将水到渠成.2015年8月的调研显示,员工对培训方面有更高的希冀,因为他们在创新项目的过程中感到知识不足、视野不宽,面临“江郎才尽”的窘境.2016年初着手实施为期两年的“佛山市图书馆导师制项目”,邀请来自北京大学、清华大学、华东师范大学、上海社会科学院等12名专家学者担任导师,指导佛山市图书馆青年馆员提升学术研究水平,这是借助组织外部智慧培养人才的良好模式.国内不少图书馆在利用行业学术资源方面都有过积极的探索,包括聘请名誉馆长、名誉馆员,聘请学界或业界专家参与本馆学术著作研究与撰写,聘请专家到本馆进行业务培训,而佛山市图书馆这样几乎是以制度形式约定专家和图书馆双方权利与义务、规范性地、有鲜明目标地对图书馆业务骨干进行一对一培养(类似高校研究生培养)的做法,则具有独创性.

4.2.3 职能与项目兼容效果评估

  理论上讲,组织战略、日常运作和项目管理有四种结合状态,只有在图7象限1的情形下才能称为理想的组织级项目管理.象限1中,组织业务管理实践和项目管理实践交织在组织战略框架内运行;象限2,组织业务管理和项目管理都在组织战略框架下,但各自独立;象限3 ,项目管理游离于战略框架之外,业务管理也开始偏离组织战略;象限4,组织业务管理和项目管理分离,但大体在组织战略框架下运行[13].

佛山市图书馆日常运作是组织完成其使命、职能和战略长期以来固化形成的工作,因而与组织战略是紧密结合的.300多个项目除新馆项目外,绝大多数项目源自日常运作中一次性和创新性工作的项目化,这是立项条件中明文规定的,基于业务的项目必定符合组织战略和组织发展方向.即便是新馆项目也是紧密围绕新馆建设和职能发挥设计的.因此,佛山市图书馆的战略、运作和项目协同在象限1,表现为组织级的项目管理,业务运作与项目管理实践无背离,在组织战略框架内和谐运行,属于令人满意的状态.

5 研究不足

  首先,2014年访谈的重点是图书馆中层;2015年访谈的对象群体过于年轻,这与全馆54%以上为中年群体相比存在一定偏差.其次,评估框架设计的较高状态层级为应然状态、理想状态、较好的状态,受访者容易看出区别,实际工作是否达到了?课题组部分可以判断,部分不容易判断.最后,选项设计中存在一定缺陷,如指标过多,导致受访人员判断困难,因为有的指标部分达到,但也有部分没达到,故出现多选和增加选项.

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[10] Wiesner W.,Cronshaw S. A meta-analytic investigation of the impact of interview format and degree of structure on the validity of the employment interview [J]. Journal of Occupational Psychology,1988(61):275-290.

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[12] PMI. 组织级项目管理成熟度模型(OPM3)[M]. 第3版. 王庆付,蔡蓉,陈和兰,译. 北京:电子工业出版社,2015:36-37.

作者简介 谷秀洁,女,副研究馆员,西安工程大学图书馆副馆长;苟欢迎,女,西安工程大学管理学院讲师,西安交通大学公共政策与管理学院在读博士;赵冰,女,陕西科技大学图书馆馆员;李楠,女,西安科技大学图书馆助理馆员;杨玉麟,男,西北大学公共管理学院教授;陈艳,佛山市图书馆馆员.

收稿日期 2016-08-19

(责任编辑:刘洪)

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