论文我国电子文件管理标准和制度的对比，该文是管理标准方面本科论文范文与电子文件和管理标准和制度有关论文范文检索.
这些年来,电子文件的数量迅速增加,我国在档案信息化建设方面也取得了一些可喜成就,比如电子文件管理越来越受社会重视、电子档案相关规范与体系逐渐建立、档案网络与信息系统功能不断完善等等.电子文件面向的用户非常广泛,因此需要有效的标准和制度来规范它们,如果没有相互协调、与时俱进的标准和制度,可能会导致电子文件管理的体系存在系统性问题.所以现需对现行的电子文件管理制度和标准进行对比,探讨它们之间存在的联系和区别以及是否存在矛盾、漏洞.
一、电子文件管理标准的基本情况
（一）电子文件管理的国家标准.登录中国国家标准化管理委员会网站,可检索到与电子文件管理有关的国家标准共有《电子文件管理装备规范》（GB／T 33189-2016）《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB／T 18894-2016）等12条.主要分为下面几种类型：1.电子文件的技术管理标准.如电子文件管理装备规范、电子文件管理系统建设指南、电子文件管理系统通用功能要求、电子文件系统测试规范、技术文件用图形符号表示规则等等标准.这些标准规定了电子文件管理过程中涉及的硬件设备和系统,包括输入输出设备、存储设备与系统、处理设备的功能、性能以及技术管理如技术图形符号表示等要求,这样的标准适用于电子文件管理过程中所需硬件技术设备和系统的选择、配置和管理.2.电子文件的归档管理标准.如电子文件归档与电子档案管理规范、电子文件归档与管理规范、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求等等标准.这些标准规定了在公务活动中,具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法以及类似CAD这样的电子文件特定的归档方法.3.电子文件交换和存储标准.这些标准解决的是我国电子文件管理过程中的格式空缺问题和电子文件长期保存过程中流式格式的可靠性、安全性问题以及电子文件交换存储过程中文件信息的一致性问题.有了这样的标准才可以让拥有正式交换方式和存储方式的电子文件在社会中流通.
（二）电子文件管理的行业标准.经检索,现行的电子文件行业管理标准共有《纸质档案数字化技术规范》（DA／T 31-2005）《公务电子邮件归档与管理规则》（DA／T 32-2005）等16个文件,这些文件在2010年以后发布的数量超过的总量的半数,电子文件的行业管理规范由于数字化类型的多样性从而也拥有各种各样的类型,如照片、电子邮件、光盘等各种形式的电子文件管理规定,在这些标准中除了强调具体的数字电子文件,还规定了电子文件的保存载体——电子档案信息系统、档案信息数据库等等的维护、运行规范.这些规范不仅仅局限于技术层面,还有电子档案管理基本术语、封装规范、归档管理规范等等.事实上,除了以上国家标准和行业标准,还有各式各样的行业也根据该行业的特点和要求制定了一些电子文件管理相关的行业标准.比如由建设部组织制定的建设电子文件与电子档案管理规范,规定了在建设行业中电子文件应该遵守的档案管理规范.
二、电子文件管理制度的基本情况
（一）目前已有的国家层面基本制度.电子文件管理制度,也可称为电子文件管理规范,是指规制和指导电子文件管理活动开展的法规、政策、指南等各类文件.由于现有的电子文件独立性不强,国家层面的电子文件管理制度和规范尚未统一形成框架,现有的规范都无法支撑起整个规范制度体系,还有一些规范诸如《电子文件管理系统测评规范》《电子文件管理系统功能需求》等等正在起草完善或者征求意见阶段的制度.这些制度和规范的出台是促进我国电子文件管理事业发展的保障.与电子文件管理相关的国家层面基本制度有2004年出台的《电子签名法》、2010年出台的《电子文件管理暂行办法》等等6个制度,这些制度还确立了国家电子文件部级联席会议制度、电子文件中心制度等等,虽然已经拉开了规划电子文件管理制度体系建设的序幕,但目前由于制度尚未成熟,体系尚未建成,国内有的行业、地方法规不协调,甚至相互矛盾,或是各行业往往在电子文件管理的过程中直接套用现成的规章制度,没有制定出符合自身实际的制度和规范流程.
（二）宏观的电子文件管理制度的建设现状.根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》,我国目前需要加快提升电子档案管理水平,各行各业都需积极参与国家政务信息化工程建设,相关部门要加紧制订相关标准和规范,明确各办公系统产生的电子文件归档范围和电子档案的构成要求,加强对业务系统电子文件归档管理,通过推进电子会计档案管理促进电子政务和商务文件归档管理工作,制订和完善信用、交通、医疗等相关领域的电子数据归档和电子档案管理的标准和规范等.据调查,各省市纷纷出台自己的电子文件规定与电子档案管理办法,以首都北京市为例,2013年,北京市档案局就如何应对信息化发展的新趋势、如何推动全市电子文件归档和电子档案管理工作抓紧制定了《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》,并且配套出台了《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》《北京市电子文件元数据方案》等等文件,采取边建设、边建立试点的工作模式,目前已形成了一批较为成熟的电子档案管理试点单位.
三、电子文件管理标准与制度的对比
（一）电子文件管理标准与制度之间的联系.1.两者均体现出国家战略意义.无论是电子文件管理的国家标准、行业标准还是各行各业制定的制度与规范,从国家视角和战略层面来看,都符合我国现有的国情、适合对我国电子文件管理事业进行基本性的安排和总体性的统筹规划,体现了我国面对电子文件管理体系建设的总体思路.以《电子文件归档与电子档案管理规范》和《电子文件管理暂行办法》为例,两者都规定了在公务活动中,具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档的一般方法.事实上,其他的标准和制度也适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件管理过程,从宏观上代表了我国对电子文件管理的总体要求.2.两者之间存在基本内容一致性.内容上,二者的主要目的都是规范电子文件管理,确保电子文件的真实、完整、可用和安全性.从大体上看,《电子文件管理暂行办法》包括了电子文件管理机构和职责、电子文件的形成与*、电子文件的归档与移交、电子文件的保管和利用等基础规范.而从具体的国家标准和行业标准中查找相对应的文件如《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子文件存储与交换格式版式文档》等均可以找到对应的从属的关系,所以从内容上看,二者基本是一致的.另外,从微观角度出发,二者均强调电子文件管理的真实性、完整性、有效性,强调对电子文件从形成到归档实施全过程的管理,以便于最后的利用.在电子文件的形成与收集方面,二者均重视元数据的规范化作用,注重文件的存储格式,能够确保后续文件的运转.3.两者之间拥有相互协调性.电子文件管理标准是电子文件管理制度的基础和标杆,电子文件管理制度又是推进电子文件管理标准的重要工具,对电子文件标准的建设具有辅助意义.从电子文件管理标准的基础性出发,这些标准是经过与文件管理的国家机构如国家档案局、国家质量技术监督局协商一致制定并得到批准的共同使用的规范性文件,具有全局性作用；从电子文件管理制度的辅助性出发,电子文件管理标准出台和拟定的时间比较长,在正式出台前,可以先制定一个较为全面、系统的电子文件管理制度作为引导性文件.
（二）电子文件管理标准与制度之间的区别.1.两者在概念上的区别“标准”和“制度”是两个不同的概念.本文里电子文件管理标准是国家标准以及行业标准,这些标准是通用性的语言,制定的单位通常是国家档案局、国家标准化管理委员会等单位,国家标准、行业标准分别在各自范围内是通用的,而制度如《电子文件管理暂行办法》这样的国家级管理制度则是由委员会、中华人民共和国国务院所出台的,也包含了像规范、指南等.2.两者在体系上的区别.对于我国电子文件管理标准来说,更加急迫的需要较为完整的体系框架,目前从一些标准已经可以看出标准逐步分为了通用电子文件和专门电子文件（如CAD电子文件、数码照片、电子邮件）等管理原则标准,所以目前已经拥有的标准在体系层面上会更加完整,也在不断补全.除了从文件类型研究当前电子文件管理标准建设的体系,还可从电子文件生命周期即文件在不同阶段的活动来查看现有的电子文件管理标准体系,虽然目前尚未形成完整的以电子文件生命周期为基准的电子文件管理标准体系,但可初见雏形.而对于电子文件管理制度来说,目前各单位的制度在国家层面上缺少统一的规划和内容分布,如果把对制度的探讨放在诸如企业等微观层面上,可能已经形成了自身的体系,但还没有在各个层面上都通用的制度.3.两者内容和实际效应上的区别.现有的规范和标准大多数停留在宏观的层面,没有涉及实际的工作,所以从实际效应来说,国家层面的电子文件管理制度发挥的实际功效还需要各单位从中借鉴相关要点后,制定符合自己单位实际情况的制度,详细的规定各个子项管理活动应该按照什么方法进行,实际效用才更加直观.
四、关于对比结果的结论和思考
（一）两者在内容上都存在较大缺失.以一部分电子文件管理规范为例,如《文书类电子文件元数据方案》《基于XML的电子文件封装规范》,虽然都在某些方面对电子文件提出相关要求,但都仅仅针对静态文件提出要求,在这些文件中还缺少电子文件流转、移交等动态的运转规范,还有对电子文件管理系统的安全性规范等等的规定,现在暂时在数量上都处于缺失状态.在制度上,本文已经提到其实际效应不大,如果要真正贯彻落实这些制度的精神,关键还是要靠后续出台的配套规范和技术标准,以及结合国家电子文件制度体系,使整个电子文件管理制度体系更加完善,才能真正实现制度的指导性目标.
（二）现有的标准和规范有待进一步检验和协调.不少的标准和制度都依赖于现有的研究成果,在目前的科学研究中也较少有关电子文件管理标准和规范在利用方面的文献,如果没有较为全面地对这些标准和制度的实施成果进行调研,则难以证明这些文件在电子文件管理中所起作用.另外,电子文件管理标准和制度在某些细节上的规定并不统一,相互协调的程度还可进一步提升.例如在《电子文件管理暂行办法》中提到的“电子文件应当在*完毕后实时或定期归档,定期归档应当在第二年6月底前完成”在《电子文件归档与管理规范》中并没有提到这个相对具体的日期.如果规定存在矛盾,可能会导致电子文件管理混乱,可以考虑先制定暂行的规范性文件用以指导短时间段内的电子文件管理工作.
（三）两者可适当借鉴国际经验.国际的标准管理机构主要是ISO国际标准化组织,这是全世界最大的国际标准制订和发布的机构,其电子文件标准的管理主体比较广,囊括了存储格式、方法流程、管理系统等数十大方面,在内容层面细分为文件管理过程与文件工作过程分析等方面.ISO总体以专门文件管理标准为核心,以各行各业文件管理标准和文件管理技术为辅助规范,使得ISO在体系上具有更强的完整性,体系框架中各类标准分工明确,覆盖范围全,我国在制定电子文件管理制度时也可参照这些分类.
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参考文献：
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