论文公共图书馆数字资源管理体系构建一一基于资产生命周期的视角，本文是有关公共图书馆论文写作参考范文跟资产生命周期和公共图书馆和数字资源类论文范例.
公共图书馆数字资源管理体系构建
――基于资产生命周期的视角
张蓉莉
（重庆图书馆 重庆）
摘 要：以数字资源的生命周期为立足点,以公共图书馆数字资源的生命周期各阶段管理为主要研究对象,充分考虑数字资源在各个阶段的特点,探讨管理的目标和措施,并对数字类固定资产的核算方法深入思考,以期在当前的资产管理中,面对涌现的非实物类数字资产,能够在制度设置、核算方式和措施执行上更加有效.
关键词：生命周期；数字资源购建；数字资源使用；退出机制
一、研究背景
随着信息技术的发展,图书馆的文献信息存储和传播、读者利用图书馆获取信息的方式发生了很大的变化.过去图书馆的馆藏仅仅停留在纸质的书籍、期刊以及视听材料上,而今天数字图书馆作为图书馆发展的新形态,其迅猛发展大大提升了图书馆的服务能力,拓展了图书馆的服务范围,丰富了图书馆的服务手段,使图书馆能够突破时空限制,成为没有围墙、没有边界的信息和知识中心.它的出现直接带来了读者阅读习惯的改变.根据《全国国民阅读报告》,“十二五”期间,国民图书阅读率上升近6个百分点,而数字阅读接触率由32.8升至58.1%,增长了将近一倍.越来越多的读者通过图书馆获取数字文献.与纸质借阅量相比,服务人次已非常接近.各地图书馆都加大了对数字资源的建购比例,数字资源的馆藏量突飞猛进,如何有效管理它,已成为资产管理工作面临的迫切课题.
事业单位固定资产的分类,综合分六类：房屋及构筑物；专用设备；通用设备；文物和陈列品；图书、档案；家具、用具、装备及动植物.图书文献类资产价值在公共图书馆全部资产中所占比例较大,而数字资源作为图书文献的另一种呈现形式和类型,就其特性符合价值标准之上,耐用时间在一年以上的大批同类物资的固定资产规定,具备了作为公共图书馆固定资产界定的条件.
固定资产与产品一样有其生命周期,建立一套立足于生命周期的资产管理体系是当前比较共识的先进理念.本文将借鉴实物资产生命周期的管理思想,针对如何加强数字文化产品及电子书籍这些非实物形态数字类固定资产的管理,以数字资源的生命周期为基础,对数字资源从计划、购建、使用和保存到处置退出的全过程进行研究和思考,充分考虑数字资源在各个阶段的特点,以数字资源各阶段的管理为主要研究对象,探讨管理的目标和措施,从而实现数字资源管理的整体优化.
二、数字资源计划阶段的管理
1.制定科学的数字资源建设规划和决策评价机制
数字资源是以数字形式发布、存取和利用的信息资源.图书馆数字资源包括文本、图像、音频、视频四种类型数字资源.就电子类型来说,图书馆购建的非纸质的各类资源,包括电子书、电子期刊、电子索引摘 要、统计资料、政府网络信息、商业数据库等.公共图书馆的数字资源建设主要包括数字资源自主建设、数字资源采购和网络资源采集3个方面.自建资源最能体现地域馆藏优势,是目前各图书馆开展数字资源建设的中心任务；数字资源采购是满足图书馆读者需求,提升服务效能的重要方式,是图书馆数字资源建设的重要组成部分.网络资源采集是数字资源建设的一种补充和拓展方式.笔者认为各个图书馆应该参照纸质文献的采访机制,组建数字资源建设委员会.建设委员会的人员构成应强调数据资源建设方面的专业能力.涉及重大资源建购还应外聘权威专家或者第三方机构进行可行性评估.建设委员会应在充分调研和论证上,制定出适合本地区和本馆的数字资源建设规划和科学决策评价机制.在建设方式上制定针对性的建设目标和规划,如自建资源应立足于馆藏研究和开发,体现地域文化,注重典藏和特色价值；在数据采购上结合本地区发展状况,充分关注读者需求,提高资源的公众使用率；购建起类型多样、内容丰富、流通开放性好、满足读者需求的结构合理的资源保障体系.
2.加强数字资源的馆际统筹和共享
当前加强行政事业单位国有资产管理,是降低行政事业单位运行成本,推进厉行节约的具体体现.通过实现资产的动态管理,实现行政事业单位之间的资产统筹和共享,是当前资产管理的重要思路.所以加强公共图书馆的数字资源馆际统筹和共享是购建数字资源必要性的基本观念.数字资源共享是数字图书馆服务中最重要的内容之一,相比于馆藏印本资源的共享,数字资源共享运行上优势明显,它不受时间空间的约束,更方便提供.图书馆业界一致认为“十三五”是图书馆转型的重要时期.“十三五”时期是公共图书馆深化改革的战略机遇期,也是全面提升图书馆服务水平和质量、打造公共图书馆服务网络的关键时期.在这个节点上各级图书馆都加大了对数字资源的投入,这不仅是满足当下的需求,也是为了适应图书馆未来的发展要求.数字资源采购作为提升各馆数字资源服务能力的重要方式.全国范围内,除极少数外,几乎所有省级和大部分市级图书馆都采购了商业数据库.特别是市级图书馆相比自建资源而言,资源采购数量增长更快,成效更明显.但是在购建过程中,各级图书馆各自为政,扩大采购规模的同时,重复购买现象日趋严重.如市、区、县级图书馆各自购买同一电子期刊、电子图书、资源数据库,造成同一地区图书馆数字资源同质化现象严重,资源的冗余,客观上也造成了各馆数字资源建设与采购经费的浪费.为此,应该加强公共图书馆数字资源建设的政府统筹力度,强调层级分明、区域互补.特别是在省级这个层面,应该强化数字资源的统筹规划和科学管理,积极促进省域资源的共享.打造统一的数字资源省级服务平台,从而实现省内各级图书馆的数字资源无差异共享.而各地区图书馆应该将工作重点转移到自建上,立足于本区域政治、经济、文化社会发展状况,不断开展地方特色资源建设工作,打造高品质地方资源品牌,实现馆藏开发利用、教育公众、服务社会、提供信息服务、传承文明等公益文化职能.只有基于这种集中而分工的建设管理模式,才能在数字资源统筹管理上做到科学合理,才能提高财政资金的使用效率,从而发挥更大的作用.
三、数字资源购建阶段的管理
1.推行数字资源联合采购
公共图书馆采购资源以电子图书、电子期刊、学位/会议论文,音视频资源等普适性商业数据库为主.事业单位使用财政性资金,采购财政局制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的,适用于政府采购管理办法.目前我国市级以上公共图书馆采购数字资源主要以各馆单独采购为主,为了缓解不断丰富的数字资源和有限经费之间的矛盾,可以积极采用集团采购的方式,也就是在省级统筹管理下,开展省内公共图书馆的联合采购工作.积极采用政府采购中的集中采购方式,可以降低采购的,通过规模采购提高需求方的话语权,提升产品的品质和供应商服务水平.
2.完善数字资源验收制度
数字资源的验收与纸质图书的验收显然完全不同,数字资源验收要通过数据量、操作平台等方面来审验,专业技术要求较高.数字资源的内控管理要遵循不相容职务分离的原则,即采购、验收、记录的相分离,验收时应由建设单位、资产管理部门、资产使用部门联合验收.建议由相关部门抽调技术人员,成立一个技术小组,根据数字资源加工对象不同,对其相应的元数据、数字资源对象数据,根据合同要求进行检验,包括数据验收、介质验收、文档验收等.并填写《数字资源验收单》,应包括以下信息：验收单编号、日期、相关经办部门经办人、验收人员、采集方式、数字资源描述、数量、验收标准、验收数据量、资源检查核对情况、验收错误率、验收是否合格、相关领导签字等.
3.加强数字资源购建资金管理
对纸质文献的购置经费即购书经费的设立已形成各级公共图书馆财政预算的常规机制,但针对数字资源的购置经费尚未纳入常规的部门预算.数字图书馆无论是自建或者是购置都需要经费来大力推动,它的建设水平和服务能力很大程度上也同样受经费的影响.所以说针对数字图书馆的经费投入和管理是这项工程得以发展的基本保障.笔者认为,针对数字资源购建经费首先应积极争取政府投入的常态化保障,其次经费管理应严格遵循国家专项资金管理办法,即坚持科学安排、专款专用、专账核算、严格监管的原则.为防止出现经费使用的盲目性所导致的资产配置不合理,应建立与经费有关的绩效评价体系；同时注重内控制度的落实,如购置过程严格履行政府采购规定、“三重一大”范围内的集体决策程序、注重不相容职务的分离以及责任落实,防止舞弊、腐败现象的发生；应严格执行经费审核制度,不允许缺项和越程序*手续；严格根据数字资源的购置计划、购建合同,并依据项目实施的进度,合理合规地进行款项支付.
4.明晰数字资源资产界定
并非所有的数字资源都纳入固定资产管理.针对不同服务模式的数字资源,该如何分类和界定,目前业界并没有制度层面的认定,是一个盲点.除了自建数字资源纳入固定资产管理外,公共图书馆采购的数字资源有两种大的服务模式：镜像和包库.镜像数据库是指本地数据检索,数字资源都安装在本地服务器上；包库数据库是指远程或专线访问数据检索.镜像类的数字资源是图书馆的本地资源,有永久使用权；包库类数字资源一般是按年付费,只有一年的数据访问权,也就是属于限期内网络使用权.事业单位资产是指事业单位占有或者使用的能以货币计量的经济资源.包库类数字资源既无法满足资产定义中由单位占有和控制的核心条件,也不满足使用寿命超过一年的固定资产年限标准；镜像类数字资源因为数据安装在本地,具有永久保存及使用权,满足了拥有和控制,同时使用寿命达到时限的双重要求.由此,现在一般比较通行的职业认定是：安装在本地服务器上的镜像类数字资源纳入固定资产管理,而包库类数字资源不纳入.因此,两类服务模式的数字资源的会计核算自然就不同.
5.规范数字资源会计记录
公共图书馆数字资源购建应及时进行会计核算,记录事业支出的同时,纳入固定资产管理的数字资源还应相应记录固定资产的增加,防止只列支出不计资产现象.现各地图书馆依托本地文化和文献特色都开展了特色数字资源的自主建设,数字资源自主建设是依靠自身馆藏文献与信息组织技能,通过数字加工、网络资源采集和专题资源库建设等途径建立和丰富数字馆藏的过程.由于项目本身具备一定的建设期,常常需要跨年,所以参照基本建设的核算方法来核算建设中的数字资源成本符合会计核算要求.在数字资源项目建设期中,通过“在建工程”账户同步记录项目的建设加工情况,并记录事业支出.项目达到建设标准,并通过验收,应及时根据数字资源的项目验收单和核定的“在建工程”实际成本转入固定资产.通过“在建工程”核算建设期内的数字资源建设项目,使单位能及时掌握项目建设的进度,并与预算进度相对照,同时也能保证资产记录的真实性和完整性.
四、数字资源保存和使用阶段的管理
1.提高数字资源信息化管理水平
加强事业单位资产信息化管理是财税改革的重要内容之一,数字资源作为数字化的固定资产也应该引入信息化管理的观念.可以与其他实物的固定资产一起纳入单位固定资产信息化管理体系,运用专业的软件技术和网络技术,实现数字资源的动态管理.在这过程中,首先应保证数字资源的及时和完整入账；其次,公共图书馆应设置独立的数字资源管理部门,或者配备专门的数字资源管理员,对本单位的数字资源进行统一的管理.
2.重视数字资源长期保存工作
数字资源的保存是数字资源管理的重要环节,保证数字资源的安全储存与保护是数字资源管理的基础工作.公共图书馆应制定数字资源长期保存的行业标准,并从资金、设备、人员上加大投入,从制度和措施上保障数字资源的保存质量,让其在读者长期使用过程中能够保持稳定和高效.重视数字资源库房建设和库房管理,建设一个安全舒适、节能高效以及可扩展的机房；严格执行库房管理制度,包括机构设置、流程操作、作业要求、奖惩规定等；特别注意入库、记录、检查和恢复、流通、更新、迁移等细节.
3.加强数字资源发布管理
数字资源发布阶段是资源投入流通的环节,主要是通过软硬件设备的有效运行,将已通过验收入库符合发布要求的数字资源按照发布管理流程对读者开放和提供服务.软硬件设备需要与数字资源兼容配合,适时更新升级.在资源发布过程中,管理人员要对产生的各种文档和数据进行综合管理和统计；要确保系统安全可靠地运行,并根据管理规则和技术及服务需求进行数据信息的更新；及时处理发生的异常情况,如设置备份服务器,防止主服务器发生故障时系统停运；及时消除病毒和攻击等.
4.理顺数字资源产权,合理使用和保护馆藏
数字资源在建设和开放流通过程中,理顺产权是一项相当重要的工作.只有有效消除知识产权方面的风险,才能保障资产的真正安全.诸如在馆藏数字化和网络采集等方式下,如何解决非授权复制等问题；在馆藏资源的开发利用和数字化转型方面,如何加强特色馆藏的自我保护,防止在加工和研究过程中被盗用和外泄等问题.数字资源由于资源购建方式等原因,与实物资产不同,它在使用上更复杂、更专业,需针对性制定本馆各类数字资源的管理办法来规范服务的过程,保障资源合理而安全地被使用.如在使用方式上区分：仅限馆内访问、付费访问,涉及版权和馆藏保护的就不对外开放等.
五、数字资源处置阶段的管理
1.及时进行数字资源处置
事业单位资产管理长期存在“重购进,轻退出”的现象,资产处置的弱化会造成资产价值与实际服务能力的匹配严重脱节,影响资产价值的真实反映,造成账实不符.行政事业单位国有资产的处置范围包括：闲置资产,报废、淘汰资产,产权或使用权转移的资产,盘亏、呆账及非正常损失的资产,以及依照国家有关规定需要处置的其他资产.公共图书馆的数字资源资产价值连年递增,且近年来增长幅度较大.笔者认为,信息时代下的数字资源管理,应该特别注重信息资源的更新换代,对于那些确无利用和保存价值或因技术和设备原因造成的数字资源丢失等资源,属于处置规定中报废淘汰、损失的资产,理应及时启动资产的报减程序,防止资产的虚挂.
2.严格执行数字资源处置程序
公共图书馆对于数字资源退出,应防范因处置的随意性而导致的国有资产流失.处置申请应会同技术部门或专家小组进行论证和鉴定,提出处理意见.重大处置还必须由领导班子集体研究决定.处置报告应按照审批权限报送审批,处置过程严格履行事业单位资产处置程序,同时完整记录处置事项.
六、结束语
加强公共图书馆的数字资源生命周期的管理,本身就是注重对数字资产全过程、全方位的精细管理.应当建立健全与之配套的管理制度.制度建设中应注重权责统一和绩效评价相结合.在数字资源购置,验收、保存、使用、处置等行为中落实相关人员的责任和考评.针对在数字资源管理过程的不合理和渎职等行为造成的资产毁损和经费浪费,应当追究相关人员的责任；同时在上述管理行为中对那些严格履职,肯思考,提升整个资产管理业绩水平的人员,应当激励.当然,还应当建立内外相结合的监管机制.结合当前公共图书馆正在试点的以创建理事会为核心的法人治理结构改革,资产管理包括数字资源管理应当纳入理事会对管理层年度业绩审议的内容之一.
不断推进数字类资产管理的专业化和科学化进程,是当前公共图书馆资产管理的重要任务之一.公共图书馆的数字资源管理无论从理论上还是实践中,需要提升和完善的方面还很多,它是伴随着信息技术上的不断升级和管理措施的不断优化,而逐步提升的.它没有更多的历史经验可以借鉴和照搬,需要我们在工作实践中不断总结和提炼,让各项措施真正发挥其效能,以保障数字资源的安全和有效利用,从而使公共图书馆资产管理的目标得到最大实现.
参考文献
1.李晓明.我国数字图书馆发展研究――以省市级公共图书馆为例.国家图书馆出版社,2014.
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3.涂娟.生命周期视角下事业单位固定资产管理体系构建.财会通讯,2016(1).
4.艾华.关于高校电子资源资产管理问题的探讨.大学图书情报学刊,2011(10).
（责任编辑：兰卡）
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